Die Ablaufdokumentation ist die schriftliche Ordnung von Daten der Ablauforganisation, die mithilfe der Ist-Aufnahme gewonnen wurden. Sie wird auch Prozessdokumentation genannt und kann sich beziehen auf:
- Den Ist-Zustand aufgrund einer Ist-Aufnahme, z. B. durch Dokumentation von Daten.
- Die Ist-Kritik, die sich aus der Analyse ergibt, z. B. durch Kritik des bisherigen Ablaufs.
- Den Neuvorschlag, z. B. durch Dokumentation des Sollvorschlags.
- Die Organisationsdetails des Neuvorschlages, z. B. durch Zuordnung von Symbolen.
- Das Programm, z. B. durch EDV-gerechte Ablauforganisation.
Die Ablaufdaten sind zutreffend, übersichtlich, eindeutig und zweckentsprechend zu dokumentieren, damit jeder Informationsempfänger eine klare Vorstellung von den Zusammenhängen erhält. Werden die Ablaufdaten nicht in geeigneter Weise dokumentiert, können der Überblick verloren gehen, Missverständnisse auftreten und das Verständnis für die betrieblichen Wirkzusammenhänge gemindert werden.