Der Begriff ALPEN-Methode stammt aus der Personalwirtschaft und beschreibt eine einfache und effektive Methode des täglichen Zeitmanagements im Personalmanagement. Die Methode wurde von Lothar J. Seiwert entwickelt.
Die fünf Buchstaben ALPEN stehen für die die fünf Arbeitsschritte, mit denen der Tagesablauf geplant werden kann. Die Planung mit Hilfe der ALPEN-Methode beginnt beim Notieren der Aufgaben und endet mit der Nachkontrolle, so dass auch an hektischen Tagen keine einzige Aufgabe vergessen wird.
Innerhalb kurzer Zeit ist am frühen Morgen ein Tagesplan erstellt, der Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann.
Die fünf Elemente
A (Aufgaben notieren)
Das A steht für Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren. In diesem ersten Schritt werden ausnahmslos alle Aktivitäten aufgeschrieben, da auch kleinere Aufgaben sich überraschend zu größeren Aufgaben entwickeln können.
L (Länge schätzen)
Das L bedeutet Länge schätzen. In diesem Planungsschritt werden die einzelnen Aufgaben und Aktivitäten zeitlich festgelegt. Auch die Termine finden ihren festen Platz im Tagesablauf.
P (Pufferzeiten einplanen)
Dann folgt das für die effektive Planung wichtige P, das Pufferzeiten einplanen bedeutet. Kaum eine Aufgabe und auch kein Termin laufen vorhersehbar ab. Diese Aktivitäten können sowohl weniger als auch wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Nur eine realistische Zeiteinschätzung hilft beim effektiven Abarbeiten aller Aktivitäten. Die Puffer sollten so gestaltet sein, dass die nachfolgenden Termine mit den fixen Anfangszeiten auf jeden Fall eingehalten werden können. Außerdem sind die Pufferzeiten auch kleine Phasen der Rekreation. Zwischen den Aufgaben muss der Geist sich kurz erholen können, um die Gedanken dann wieder auf eine neue Aufgabe konzentrieren zu können.
E (Entscheidungen treffen)
Nach der realistischen Planung der Pufferzeiten folgt Phase E, in der Entscheidungen getroffen werden müssen. Diese Entscheidungen werden im Laufe des Tages immer spontan getroffen. Viele Personalsachbearbeiter wissen aus Erfahrung, wie sie unvorhergesehene Ereignisse gewichten müssen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Jede der Entscheidungen für die Einhaltung des aufgestellten Tagesplans oder für das Umstellen des Ablaufs oder sogar das Streichen einer Aufgabe, die auch am folgenden Tag noch erledigt werden kann, wird unter Zeitdruck gefällt. Im Laufe der Zeit entwickeln alle Sachbearbeiter bei strikter Anwendung der ALPEN-Methode ein gutes Gefühl für diese spontanen Entscheidungen.
N (Nachkontrolle)
Der letzte Buchstabe des Wortes ALPEN steht für N wie Nachkontrolle – zum Feierabend sollten alle Punkte auf der Liste abgehakt sein.