Außendienstberichtswesen

Außendienstberichtswesen – Zu den wesentlichen Aufgaben des Vertriebs-Controlling gehört die zielorientierte Steuerung des Außendienstes (Außendienststeuerungssysteme). Mit der zunehmenden Entwicklung des Außendienstmitarbeiters zum Verkaufsberater sowie der Notwendigkeit einer intensiveren Kundenbetreuung wird das Außendienstberichtswesen zu einem der wichtigsten Informationsversorgungsinstrumente für die Vertriebsleitung und den Außendienst gleichermaßen. Um eine kundenindividuelle Betreuung und Beratung sicherzustellen, muss ein Außendienstberichtssystem vorhanden sein, das v.a. kundenbezogene Informationen bereitstellt. Wird umgekehrt vom Außendienst das Berichtswesen nicht sauber geführt, können die Vertriebsleitung und das Controlling nur unzureichend mit entscheidungsrelevanten Informationen versorgt werden.

Im Zusammenhang mit dem Aufbau eines Außendienstberichtswesens hat das Vertriebs-Controlling deshalb sicherzustellen, dass die beim Außendienst vorhandenen Informationen regelmäßig erfasst, entscheidungsbezogen aufbereitet und den Entscheidungsträgern bereitgestellt werden, um so das Außendienstberichtswesen als zentrale Informationsgrundlage für das Vertriebs-Management nutzbar zu machen. Zum anderen ist sicherzustellen, dass der Außendienst zeitpunktgenau mit aktuellen Informationen und unterstützendem Informationsmaterial im erforderlichen Detaillierungsgrad versorgt wird. Dazu ist der Informationsbedarf des Außendienstes zu ermitteln, denn die Informationsbereitstellung sollte sich nicht auf Preislisten und Produktbeschreibungen beschränken, sondern sollte relevante Kundeninformationen, wie z.B. das Reklamationsverhalten der Kunden, enthalten.