In der Beurteilung von Ergebnissen ebenso wie in der Beurteilung von Arbeitsprozessen spielen Vergleiche eine wichtige Rolle. Damit nicht das Mittelmäßige mit anderem Mittelmäßigen verglichen wird, wird eine hohe Meßlatte angestrebt. Sie soll jedoch nicht utopisch sondern durchaus mit Bestleistungen erreichbar sein.
Als Benchmark wird ein spezifischer (und möglichst quantitativ bestimmbarer) Referenzwert für einen bestimmten Teilaspekt bezeichnet, der innerhalb des Vergleichsspektrums als das beste erzielbare Resultat angesehen wird. Benchmarks können für Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Prozesse und für Outputs aufgestellt werden. Das Verfahren, mit dem der Benchmark erreicht werden kann, wird als Best-Practice bezeichnet. Benchmarking ist ein periodisch wiederkehrender Vergleich der Leistungen und Outputs einer Unternehmung mit den Leistungen und Outputs, die in der Branche (bei anderen Unternehmen) zu verzeichnen sind.
Es soll kein Ranking aufgestellt werden. Die Frage, welche Unternehmung ist insgesamt die Beste, die Zweitbeste und so fort tritt beim Benchmarking in den Hintergrund. Zudem dürfte es kein Unternehmen geben, das den anderen in allen Disziplinen überlegen wäre. Vielmehr geht es darum herauszufinden, welche Praktiken die Besten einer Teildisziplin anwenden. Mit dem Benchmarking sollen Best-Practices in Teildisziplinen identifiziert werden.
Alle Unternehmen oder Unternehmensabteilungen, die bei einem solchen Verfahren teilnehmen, sollen den Vorteil erlangen, später lernen zu können, welche Verfahren und Organisationsformen auf die beste Leistung führten. Mithin ist das Benchmarking eher eine Vorgehensweise, Best-Practices zu erkennen und zu entwickeln, als ein Verfahren, über das Management, die Organisation und die Prozesse einer Unternehmung insgesamt zu urteilen.
Eine Kategorisierung wird an der Weite des Kreises der einbezogenen Vergleichspartner festgemacht. So wird das interne vom externen Benchmarking unterschieden. Während beim internen Benchmarking die Vergleichspartner innerhalb desselben Konzerns zu finden sind, werden bei letzterem externe Partner zum Vergleich herangezogen. Dabei können externe Unternehmen aus der gleichen Branche, aus einer anderen Branche oder sogar direkte Konkurrenten gewählt werden.
Natürlich willigen nicht immer alle Unternehmen einer Branche in ein solches Vorhaben ein. Förderlich ist es dabei, wenn unabhängige Forschungseinrichtungen oder Universitätsinstitute die Funktion eines neutralen Jurors einnehmen und die Daten aus einer Vielzahl von Partnerunternehmen sammeln, aufbereiten und allen teilnehmenden Unternehmen in geeigneter, oftmals anonymisierter Weise zur Verfügung stellen.
Drei Kernelemente des Benchmarking sind wichtig:
1. Kontinuierliches und systematisches Messen und Vergleichen der Unternehmensleistungen mit internen oder externen Partnern,
2. Evaluation der festgestellten quantitativen Ergebnisse anhand eines Referenzwertes (Benchmark),
3. Suche, Adaptation und Übernahme von Best-Practices.
Es hat sich als Praxis herausgebildet, eine unabhängige Instanz, etwa eine Unternehmensberatung, mit dem Benchmarking zu betrauen. Dabei ist zum Teil eine Anonymisierung der erhobenen Daten möglich, aber natürlich kennen die Unternehmen sich untereinander meist so gut, daß Rückschlüsse nicht ausgeschlossen sind. Die Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Unternehmen wird durch die Verwendung gleicher oder zumindest kompatibler Informationssysteme, beispielsweise von SAP R/ 3, erhöht.