Auftraggeber der Internen Revision ist i.d.R. die Unternehmensleitung bzw. die Konzernleitung. Die Interne Revision kann auch durch einzelne Bereiche des Unternehmens oder des Konzerns in Abstimmung mit der Unternehmens- bzw. Konzernleitung beauftragt werden. Die Ergebnisse einer Revision durch die Interne Revision müssen dem Auftraggeber präsentiert werden. Die Interne Revision kann die Ergebnisse während der Revision in einem Zwischenbericht und nach Beendigung der Revision in einem Abschlussbericht zusammenfassen. Sonderberichte können für die Weitergabe von vertraulichen oder besonders wichtigen Informationen genutzt werden.
Abschlussberichte sind nach den Grundsätzen für die Berufliche Praxis der Internen Revision (Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) schriftlich zu verfassen und müssen unterschrieben werden. Zwischenberichte und Sonderberichte können hingegen mündlich vorgetragen und formal oder nicht formal weitergegeben werden.
Aufgabe der Berichterstattung durch die Interne Revision ist die Mitteilung festgestellter Sachverhalte und Tatbestände und die Begründung der Revisionsergebnisse. Die Berichterstattung der Internen Revision ist den Bedürfnissen der Unternehmens- bzw. der Konzernleitung anzupassen. Je nach Art des Revisionsauftrags und des Unternehmens bzw. Konzerns können sich Unterschiede in Form und Umfang der Berichterstattung ergeben.
Die Berichterstattung der Internen Revision muss die Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung beachten. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung definieren Grunderfordernisse, um in den Berichten der Internen Revision die wesentlichen Informationen stets in klarer, objektiver, vergleichbarer und zeitnaher Form darzustellen.
Für die Berichterstattung der Internen Revision gelten somit die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung:
• Grundsatz der Klarheit
• Grundsatz der Objektivität
• Grundsatz der Vergleichbarkeit
• Grundsatz der Wesentlichkeit
• Grundsatz der Zeitnähe
Der Grundsatz der Klarheit fordert eine verständliche und eindeutige Darlegung des Berichtsinhalts. Der Bericht ist in einem einfachen und sachlichen Stil anzufertigen und übersichtlich zu gliedern. Nicht erforderliche Fachbegriffe und wenig gebräuchliche Fremdwörter sind zu vermeiden. Selbstverständlich
keiten sollten unerwähnt bleiben und umfangreiche Statistiken sowie sonstige Aufstellungen sind in den Anlagen zum Bericht darzustellen.
Der Grundsatz der Objektivität verlangt, dass Berichte sachlich, unvoreingenommen und wahrheitsgetreu sind. Die Berichterstattung muss eine umfassende, gewissenhafte, gerechte und vollständige Würdigung aller Feststellungen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen enthalten. Unbegründete persönliche Meinungsäußerungen sind nicht Bestandteil eines Berichts. Der Grundsatz der Objektivität umfasst die Grundsätze der Unparteilichkeit, der Vollständigkeit und der Wahrheit.
Der Grundsatz der Vergleichbarkeit verlangt die Darstellung eines Berichts in einer einheitlichen Konzeption. Die Revisionsaufträge sind je nach Art und Umfang sehr unterschiedlich, so dass bei der Anfertigung des Revisionsberichts ein Gestaltungsfreiraum verbleibt. Ein standardisierter Aufbau des Berichts hat jedoch den Vorteil, dass sowohl die Berichte ähnlicher Revisionsaufträge untereinander als auch die Berichte gleicher Revisionsaufträge im Zeitablauf miteinander verglichen werden können.
Der Grundsatz der Wesentlichkeit (Materiality) besagt, dass eine Berichterstattung nur über wesentliche Tatsachen, die die Revision erbracht hat, erfolgen sollte. Wesentliche Tatsachen sind solche Tatsachen, die für eine ausreichende Information der Berichtsempfänger von Bedeutung sind. Die Berichterstattung beschränkt sich durch Beachtung des Grundsatzes der Wesentlichkeit auf einen erforderlichen Umfang und wird dadurch aussagefähiger.
Der Grundsatz der Zeitnähe verlangt, dass die Berichte rechtzeitig erstellt und an die entsprechenden Adressaten weitergeleitet werden. Eine zeitnahe Berichterstattung ermöglicht eine sofortige und wirksame Reaktion auf festgestellte Tatbestände.
Die Berichte der Internen Revision sollten vor Herausgabe mit der geprüften Stelle abgestimmt werden. Falls die Abstimmung zwischen der geprüften Stelle und der Internen Revision viel Zeit in Anspruch nimmt, sollte die Unternehmens- bzw. die Konzernleitung bei wichtigen Feststellungen vorab mündlich oder schriftlich durch einen Sonderbericht informiert werden.
Die Berichterstattung der Internen Revision muss Zweck, Umfang und Ergebnisse der Revision darstellen. Die Berichte können Verbesserungsempfehlungen beinhalten und ggf. auch Meinungsäußerungen des Internen Revisors sowie Ansichten des Geprüften zu bestimmten Sachverhalten berücksichtigen. Die Aufnahme von positiven Leistungen und die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen in den Bericht der Internen Revision ist zu empfehlen. Die Interne Revision wird bei dieser umfassenden Berichterstattung von der Unternehmens- bzw. der Konzernleitung nicht nur als prüfende, sondern auch als beratende Instanz akzeptiert.
Inhalt und Form der Berichterstattung werden in verschiedenen Unternehmen und Konzernen stark divergieren. Die inhaltlichen Aussagen und die äußere Form sollten jedoch innerhalb eines Unternehmens bzw. Konzerns einheitlich gestaltet werden. Eine einheitliche Konzeption ermöglicht die Vergleichbarkeit und fördert die Verständlichkeit der Berichte. Die Berichte müssen von der Leitung der Internen Revision genehmigt werden; sie sind anschließend an die verschiedenen Empfänger zu verteilen. Die Berichtsverteilung legt fest, an wen Berichte weitergeleitet werden und welchen Umfang Berichte für einzelne Empfänger haben. Die Verteilung der Berichte hängt von der Größe eines Unternehmens, der Anzahl der Mitglieder des Managements und der organisatorischen Eingliederung der berichterstattenden Institution ab. Das System der Berichtsverteilung muss vor Anfertigung der Berichte festgelegt sein. Nur so können eine umfassende Informationsversorgung gesichert und die notwendige Vertraulichkeit garantiert werden.
Die Berichte werden generell an die Personen oder Institutionen eines Unternehmens verteilt, die den Informationen die nötige Beachtung schenken. Die potenziellen Berichtsempfänger der Internen Revision lassen sich in folgende Gruppen einteilen:
• Unternehmens- bzw. Konzernleitung
• Leitung des geprüften Bereichs eines Unternehmens
• Personen oder Institutionen eines Unternehmens, die Korrekturmaßnahmen entweder einleiten oder veranlassen können
• Personen, die an dem Bericht interessiert oder davon betroffen sind (z.B. Abschlussprüfer)
Der Detaillierungsgrad der Berichte nimmt i.d.R. mit zunehmender Hierarchiestufe des Unternehmens ab. Die Unternehmens- bzw. Konzernleitung sollte nur noch einen zusammengefassten Bericht erhalten, um eine Informationsüberflutung des Managements zu vermeiden.
Die Berichte müssen auf jeder Hierarchiestufe des Unternehmens einen umfassenden, zuverlässigen und objektiven Überblick über das Ergebnis der Revision geben. Der Bericht sollte somit auch auf höchster Ebene nicht nur gravierende negative Feststellungen enthalten, sondern auch positive Feststellungen und Reaktionen auf frühere Verbesserungsvorschläge berücksichtigen.
Informationen vertraulicher Art sind nicht für alle Berichtsempfänger bestimmt. Berichte und Informationen von außerordentlicher Bedeutung sollten direkt an die Unternehmens- bzw. Konzernleitung verteilt werden, ggf. als Sonderberichte.
Die Überwachung der Berichterstattung der Internen Revision erfolgt im Rahmen der Berichtskritik. Die Berichtskritik ist mit dem Themenbereich Prüfungsüberwachung verbunden, der national und international im Zusammenhang mit den Problemen des wirtschaftsprüfenden Berufsstandes diskutiert wird. Dabei wird die prozessabhängige Kontrolle und die prozessunabhängige Prüfung unterteilt. Die Berichtskritik ist Bestandteil der prozessunabhängigen Maßnahmen der Revisionsüberwachung.
Die Berichtskritik hat die Aufgabe, die Revisionsberichte qualitativ zu verbessern und zu vereinheitlichen. Der Begriff Berichtskritik wird sowohl funktional als auch institutional verwendet.
Im funktionalen Sinn wird unter Berichtskritik die Prüfung und die Überarbeitung des Entwurfs des Revisionsberichts durch eine an der Revision nicht beteiligte Person (Prozessunabhängigkeit) verstanden. Aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Berichterstattung ergeben sich die allgemeinen Kriterien für die Durchführung der Berichtskritik. Die Berichtskritik umfasst die folgenden zwei Tätigkeitsschwerpunkte:
1) Formelle Berichtskritik
Bei der formellen Berichtskritik stehen formale Kriterien im Mittelpunkt, wie z.B. die Vereinheitlichung von Aufbau und Gliederung der Revisionsberichte zur Verbesserung der Übersichtlichkeit, die einheitliche Darstellung von Tabellen und Abbildungen, die Sicherstellung einer klaren und präzisen Ausdrucksweise sowie die Prüfung der Rechtschreibung.
2) Materielle Berichtskritik
Die materielle Berichtskritik hat die Aufgabe, den Revisionsbericht inhaltlich zu überprüfen. Kriterien für die materielle Berichtskritik sind z.B. die rechnerische Richtigkeit und die Vollständigkeit der Angaben im Revisionsbericht, die logische Konsistenz der Einzelangaben untereinander und die Zulässigkeit von Schlussfolgerungen.
Im institutionellen Sinn wird der Begriff Berichtskritik für die Stelle oder Abteilung im Unternehmen verwendet, die für die Durchführung der Berichtskritik verantwortlich ist. Die Stelle bzw. Abteilung der Berichtskritik kann organisatorisch als eine dem Leiter der Konzernrevision unterstellte Stabsstelle bzw. Stabsabteilung eingeordnet werden. Die Berichtskritik hat in diesem Fall keinerlei Weisungsbefugnis gegenüber den einzelnen Revisoren. Wenn die Interne Revisionsabteilung in einem Unternehmen nur aus einem Revisor oder einem einzigen Revisionsteam besteht, kann die Berichtskritik von der Berichtserstellung personell nicht abgetrennt werden. In diesem Fall muss der Revisor bzw. das Revisionsteam selbst den Revisionsbericht in ausreichendem zeitlichen Abstand kritisch durcharbeiten.