Als durchlaufende Posten werden im Namen bzw. für Rechnung eines anderen vereinnahmte oder verausgabte Beträge bezeichnet. Dabei muss bereits beim Zufluss bzw. dem Abfluss des Betrages die Verpflichtung und die Intention bestehen, das Geld weiterzuleiten.
Definition / Erklärung
Geldbeträge, die ein Unternehmen für Rechnung und im Namen eines Anderen erhält, werden als durchlaufender Posten bezeichnet. Das Unternehmen vereinnahmt oder verauslagt diese Fremdgelder nur zeitweilig. Es agiert als Treuhänder, nicht für eigenen Namen und Rechnung.
Im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) werden durchlaufende Posten nicht betrachtet. Sie haben also keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung. Sie sind erfolgsneutral und gelten nicht als Betriebsausgaben oder Betriebseinnahmen, daher wird auf durchlaufende Posten keine Umsatzsteuer erhoben.
Gegenüber dem Finanzamt ist nachzuweisen, woher die Mittel stammen. Außerdem muss nachgewiesen werden wann sowie zu welchem Zweck sie eingenommen und weitergegeben wurden. Zusätzlich sind Namen und Anschriften sind erforderlich.
Beispiele für durchlaufende Posten
Zu den durchlaufenden Posten zählen beispielsweise:
- einbehaltene Steuern und Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter (sind an das Finanzamt bzw. die jeweilige Krankenkasse abzuführen)
- Gerichts- oder Vollzugskosten, die Rechtsanwälte und Notare für ihre Mandanten verauslagen
- von Architekten gezahlte Gebühren der Bauherren
Nicht zu den durchlaufenden Posten gehören Betriebsausgaben, wie verauslagte Porto- und Verpackungskosten, die Kunden in Rechnung gestellt und Telefon- oder Reisekosten, die von Dritten erstattet werden. Diese Ausgaben werden üblicherweise nicht im Namen eines Dritten, sondern für eigene Rechnung getätigt.
Durchlaufende Posten in der Bilanz
Bei der Bilanzierung sind durchlaufende Posten auf der Aktivseite und auf der Passivseite mit identischen Beträgen anzusetzen. Die Zuordnung dieser Zahlungsströme muss über gleichlautende Bezeichnungen oder andere Hinweise möglich sein. Ein gesondertes Konto zur Erfassung der durchlaufenden Posten ist erforderlich.
Zusammenfassung
- zeitweilige Vereinnahmung beziehungsweise Verausgabung von Beträgen für Rechnung und im Namen eines Dritten
- werden nicht als Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben vermerkt
- Durchlaufende Posten sind gewinnneutral und nicht umsatzsteuerpflichtig
- in Bilanz auf Aktivseite und Passivseite mit identischen Beträgen anzusetzen