Das Kürzel ERP steht für „Enterprise Resource Planing“ – es geht also darum, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu steuern.
Solche sind beispielsweise:
- Kapital
- Betriebsmittel
- Mitarbeiter
Erklärung
ERP-Softwares können Geschäftsbereiche sowie Mitarbeiter innerhalb von Unternehmen miteinander vernetzen, indem sie einen zentralen Datenspeicher schaffen, auf den sämtliche Nutzer zugreifen können. Alle Arbeitsabläufe und Prozesse fassen ERP-Programme in einem System zusammen. Das verkürzt Arbeitswege und erleichtert es Angestellten, sich auszutauschen. Auch Betriebsabläufe lassen sich im Zuge dessen vereinheitlichen.
Im Allgemeinen ermöglichen ERP-Systeme also einen effizienteren, schnelleren Austausch von Daten und Informationen im Inneren. Sämtliche Geschäftsbereiche nutzen ein einziges IT-System und nicht etwa mehrere Softwares als Insellösungen, die eventuell nicht kompatibel sind.
Gute ERP-Softwares decken mittlerweile sämtliche Geschäftsbereiche durch entsprechende Module ab. So etwa:
- Projektmanagement
- Produktionssteuerung
- Forschung und Entwicklung
- Finanz- und Rechnungswesen
- Etc.
Konkret unterstützen ERP-Softwares Unternehmen also bei sämtlichen anfallenden organisatorischen Tätigkeiten.
Vorteile von ERP-Systemen
Eine gemeinsame Datenbasis: ERP-Systeme ermöglichen es sämtlichen Abteilungen und Mitarbeitern im Unternehmen, auf einen gemeinsamen Datenspeicher zuzugreifen.
Vereinheitlichte Prozesse: Für unterschiedliche Aufgaben sowie Arbeitsbereiche nutzen viele Unternehmen unterschiedliche Tools und Softwares. So verwendet die Buchhaltung beispielsweise häufig eine bestimmte Buchhaltungssoftware und der Einkauf ein spezielles Warenwirtschaftssystem. ERP-Softwares beinhalten dagegen umfassende Lösungen, die sämtliche Geschäftsbereiche gemeinschaftlich nutzen können. Das erleichtert es, Daten abzugleichen, zu kommunizieren etc.
Vereinfachter Zugriff: ERP-Programme erleichtern es Usern, auf interne Datenspeicher zuzugreifen. Das kann besonders nützlich sein, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten wollen oder müssen. Ein Cloud-System ermöglicht es Benutzern nämlich, von verschiedenen Standorten aus auf den internen Speicher zuzugreifen. Angestellte müssen sich, um arbeiten zu können, also nicht mehr innerhalb der Büroräumlichkeiten aufhalten.
Cloud- und on-premise-Lösungen
Die zwei Hauptvarianten von ERP-Systemen sind cloudbasierte oder On-premise-Lösungen. Beide Arten bringen Vorteile sowie Nachteile mit sich.
Cloud-Softwares:
Wie schon beschrieben, können User von Cloud-Lösungen von verschiedensten Orten – ob zu Hause oder unterwegs – auf interne Daten zugreifen. Die einzige Voraussetzung ist, dass sie über stabiles Internet verfügen. Das beweist speziell in Zeiten von Covid-19 seine Wertigkeit, da es während der Corona-Krise über längere Zeiträume schlicht nicht möglich war, sich im Büro aufzuhalten. Mitarbeiter, die Clouds genutzt haben, konnten nämlich auch problemlos im Homeoffice arbeiten. So war es Unternehmen möglich, trotz Kontaktbeschränkungen und Ausgangssperren, den Betrieb weiterzuführen.
Die erweiterten Zugriffsmöglichkeiten von Clouds haben allerdings auch Nachteile. So besteht trotz einer Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen immer die Gefahr, dass Hacker sich ins Firmennetzwerk einklinken und auf die Daten in der Cloud zugreifen.
Ein weiteres Problem bringt die Tatsache mit sich, dass Firmen bei Public Clouds ihre Daten einem externen Anbieter anvertrauen. Sie geben dadurch die Kontrolle über den Speicherort an den Anbieter ab. Das kann zu Komplikationen führen, da in anderen Ländern – insbesondere solchen außerhalb der EU – andere Datenschutzbestimmungen gelten als in Deutschland. Firmen sollten sich also genau darüber informieren, wo die Server und Rechenzentren der Anbieter stehen.
On-premise-Softwares:
Diese Programme installieren Firmen lokal. Daher ist es Mitarbeitern nicht möglich, von überall aus auf den internen Datenspeicher zuzugreifen. Stattdessen können sie nur mit diesem arbeiten, wenn sie ins Firmennetzwerk eingeloggt sind. Angestellte müssen sich also innerhalb oder in unmittelbarer Nähe der Büroräumlichkeiten aufhalten, um interne Daten verwenden zu können. Das bringt entsprechende Nachteile mit sich, da Firmen weniger flexibel sind, was beispielsweise Homeoffice-Regelungen betrifft – dafür behalten sie aber die uneingeschränkte Kontrolle über ihre Daten.
Hybride Systeme:
Damit sich Unternehmen nicht mehr zwischen den beiden Lösungen entscheiden müssen, gibt es mittlerweile hybride ERP-Softwares, die die positiven Eigenschaften beider Varianten vereinen. Ein größeres Teilsystem kann bei einer hybriden Lösung beispielsweise innerhalb des Unternehmens betrieben werden, für ausgewählte Bereiche ist allerdings auch ein Zugang über die Cloud möglich.
Für welche Firmen eignen sich ERP-Lösungen?
Grundsätzlich ist die Frage, welche Firmen von ERP-Softwares profitieren, nicht leicht zu beantworten.
Als Faustregel gilt:
Betriebe brauchen ein ERP-System, sobald ihre Prozessstrukturen der steigenden Komplexität des Geschäftsumfeldes nicht länger gewachsen sind.
Das bedeutet also, dass Unternehmen ERP-Systeme einführen sollten, wenn sie bemerken, dass die Verwaltung im Inneren überfordert ist – also nicht mehr effizient arbeitet. Dazu kann es kommen, wenn das Unternehmen immer schnell wächst, dadurch mehr Mitarbeiter beschäftigt, mehr Aufträge bearbeiten muss etc.
Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer gestaltet sich auch die Verwaltung. Wann genau ein Betrieb das Einführen eines ERP-Systems als sinnvoll erachtet, muss die Geschäftsführung selbst entscheiden. Grundsätzlich kann aber jedes Unternehmen von ERP-Softwares profitieren.
Die Bedürfnisse von Firmen variieren, je nach Branche, in der diese tätig sind.
Beispiel:
In der Produktionsbranche profitieren Firmen beispielsweise von essenziellen Funktionen wie Produktionsplanung, Rechnungserstellung sowie Lagerverwaltung. Das Baugewerbe benötigt stattdessen
Funktionen wie…
- Finanzbuchhaltung und Einkauf
- Vertrieb und Personalplanung
- Ein leistungsstarkes Projektmanagement
Für jedes Geschäftsfeld offerieren ERP-Systeme spezielle Funktionspakete. Firmen sollten sich allerdings genau über die jeweiligen Anbieter und deren Stärken sowie Schwächen informieren, bevor sie einen auswählen.
Nachteile von ERP-Systemen
Ein konkreter Nachteil von ERP-Softwares zeigt sich mit Blick auf die anfallenden Kosten. Eine Einführung kann nämlich sehr viel Zeit und Geld verschlingen. Firmen müssen nicht nur ihre gesamten IT-Systeme umstellen, gleichzeitig müssen sie auch Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software schulen, was ebenfalls Kosten in nicht zu unterschätzendem Umfang verursachen kann. Ist das Programm zu komplex, kann das außerdem bedeuten, dass Angestellte sich nicht erfolgreich umgewöhnen. In der Folge arbeiten sie möglicherweise sogar weniger effizient als vorher.