Informationsbeschaffung und –aufbereitung – Fasst man die Informationsversorgung als Ablauf einzelner Phasen in einem Prozess auf, folgt der Informationsbedarfsanalyse die Beschaffung und Aufbereitung der nachgefragten Informationen (Führungsinformationen). Die Informationsbeschaffung ist auf Informationen gerichtet, die als Planungs- und Kontrollinformationen genutzt werden können.
Dabei steht weniger die Frage im Vordergrund, mittels welcher Quellen externe und interne Einzelinformationen zu beschaffen sind, da die Entscheidungen darüber situativ und unternehmensindividuell, insb. unter Berücksichtigung der damit entstehenden Kosten zu treffen sind. Als Controllingaufgabe beinhaltet die Informationsbeschaffung insb. die Überprüfung, inwieweit alternative Informationsbeschaffungsmethoden zur Befriedigung der Nachfrage nach Führungsinformationen geeignet sind.
Objekt der Informationsbeschaffung und -aufbereitung sind Informationen über entscheidungsrelevante Sachverhalte der Unternehmensumwelt und der Unternehmung. Die Beschaffung interner Informationen erfolgt vornehmlich aus den Vorsystemen des betrieblichen Rechnungswesens und bezieht sich auf die Beurteilung ihrer Aussagefähigkeit, z.B. in Abhängigkeit vom jeweiligen Kostenrechnungssystem.
Zum anderen richtet sich die Informationsbeschaffung auch auf externe (strategisch ausgerichtete) Informationen über gegenwärtige und künftige Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken (Risiko) und beinhaltet dabei insb. die Beurteilung von Verfahren zur Umweltanalyse, zur Prognose (Prognoseinstrumente), zur Stärken-Schwächen-Beurteilung (Portfolioanalyse) und zur strategischen Früherkennung bzw. Frühwarnung.
Mit der Informationsbeschaffung und -bereitstellung ist die entscheidungsbezogene Informationsaufbereitung eng verbunden. Sie beinhaltet drei wesentliche Aspekte:
• Es werden zusammengehörige Einzelinformationen zu einer Gesamtinformation verdichtet (Informationsverdichtung).
• Einzelinformationen werden durch Inbeziehungsetzung miteinander verknüpft (Kennzahlen, Kennzahlenbildung).
• Eine entscheidungsbezogene Spezifizierung erfolgt durch Zerlegung der Informationen in ihre Elemente.
Wesentliches Instrument der verdichteten und verknüpften Informationsbereitstellung sind Kennzahlen, die als absolute und/oder relative Zahlen in verkürzter Form zweckorientiertes Wissen entscheidungsbezogen bereitstellen. Die Beschreibung und Dokumentation entscheidungsrelevanter Sachverhalte mit Kennzahlen muss sowohl die Abbildung der Unternehmungsumwelt als auch der unternehmungsinternen Situation umfassen (RL-Controlling-Kennzahlensystem).