Kapitalbedarfsplanung wird auch langfristige Finanz- oder Bilanz-(struktur-)Planung genannt. Ihre Aufgabe im Rahmen der Finanzplanung ist die Vorausschätzung des langfristigen Kapitalbedarfs, die Initiierung der Aufnahme von langfristigen Fremd- und Eigenmitteln und die Schaffung einer Bilanzstruktur, die potenziellen Kreditgebern fristenkongruente Finanzierung und damit Bonität signalisiert und diese zur problemlosen, kostengünstigen Mittelvergabe bewegt.
Der Prognosehorizont beträgt im Allgemeinen fünf Jahre, aber auch kürzere (bis zu zwei Jahren) und längere Zeiträume sind planbar. Aufgrund der hohen Bedeutung ist die Kapitalbedarfsplanung eine zentral zu erfüllende Managementaufgabe. Ausführende Tätigkeiten werden vom Treasurer (Treasuring) erledigt, während die Entscheidungen z.T. vom Finanzvorstand, z.T. auch kollektiv von der Geschäftsleitung getroffen werden. Als meist letztes Glied der strategischen Unternehmensplanung hat die Kapitalbedarfsplanung die langfristig prognostizierte Geschäftsentwicklung und die Investitionspläne als gegeben zu verarbeiten. Bei vielen Aktiengesellschaften wird eine stabile Dividendenzahlung im Rahmen der Gewinnverwendungspolitik angestrebt.
In diesen Fällen ist die Ausschüttung ebenfalls ein Datum der Planung. In Zeiten knapper Mittelbeschaffung kann der Finanzbereich der Investitionsplanung auch Vorgaben über maximale Kapitalbindungsdauer, notwendiges Besicherungspotenzial, Mindestrenditen u.Ä. machen, die bei der Auswahl von Projekten zugrunde gelegt werden. Zusammen mit den existierenden Vermögens- und Kapitalbeständen werden dann Planbilanzen erstellt. Je nach Entwicklung des Planungssystems können verschieden anspruchsvolle Lösungswege beschritten werden.
Einfach, aber auch grob ist die Aufstellung einer Bewegungsbilanz, in der die Mittelverwendung in Form von Zunahme der Aktiva (z.B. Investition) sowie Abnahme der Passiva (z.B. Kreditrückzahlung) und die Mittelherkunft als Passivmehrung (z.B. Eigenkapital-Zuführung) und Aktivminderung (z.B. Desinvestition) einander gegenübergestellt werden. Aufwendiger und genauer wird die Vorgehensweise bei Kapitalflussrechnungen, die aus vorhergesagten Kontenumsätzen die Bilanzänderungen ableiten und dabei wichtige Positionen zu Fonds zusammenfassen.
Aus den Ergebnissen des passiven Teils der Planung sind die Finanzierungslücken ersichtlich, die dann mit Hilfe der Simulation verschiedener Deckungsvarianten auf Kosten und Realisierbarkeit sowie auf deren Wirkungen auf Bilanzstrukturen untersucht werden. Ergebnis der Kapitalbedarfsplanung kann einerseits ein starrer Maßnahmenplan sein, in dem Finanzierungsmaßnahmen betraglich und zeitlich fest vorgesehen sind.
Zusätzlich oder alternativ ist ein flexibler Aktivitätenkatalog in Abhängigkeit von realisierten (Bilanz-)Entwicklungen festzulegen, der dann eine fortlaufende Kontrolle der Unternehmensaktivitäten zur Maßnahmensteuerung erfordert. Beispielsweise kann die Emission (Emissionspolitik) einer Anleihe von der Geschäftsentwicklung des kommenden Jahres und vom Börsenklima abhängig gemacht werden, um die Kapitalkosten zu reduzieren. Die Kapitalbedarfsplanung macht Vorgaben für kurzfristigere Teilrechnungen, insb. die Liquiditätsplanung, die gewährleisten, dass die geplante Bilanzstruktur auch mittelfristig planmäßig und fristenkongruent ist.