Unter dem Begriff Nachforderungsmanagement werden alle notwendigen Aktivitäten verstanden, um eigene berechtigte Forderungen gegenüber Projektpartnern durchzusetzen beziehungsweise fremde unberechtigte Forderungen erfolgreich abzuwehren.
Definition / Erklärung
Nachforderungsmanagement, auch Nachtragsmanagement oder Claim Management, bezeichnet alle vorsorgenden und reaktionären Maßnahmen, die ergriffen werden, wenn sich Vertragspartner nicht vertragskonform verhalten oder erkennbar verhalten werden. In der Norm DIN 69905 ist es die „Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen“ definiert.
Ziele des Claim Management sind demzufolge das frühzeitige Erkennen von Risiken, Aufbau und Vorbereitung eigener Claims und deren Durchsetzung sowie Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten.
Claim Management verursacht zwar zusätzlichen Aufwand, ist aber ein Schutzmechanismus, um sich unverschuldete Verzögerungen vergüten zu lassen bzw. fremde Forderungen abzuwehren. Auf die Weise lassen sich Projekte bei einem erfolgreichen Nachforderungsmanagement trotz Abweichungen finanziell erfolgreich realisieren.
Oftmals ist die Verantwortung der nicht vertragskonformen Ausführung nicht der strittige Punkt, sondern vielmehr die Höhe und Auswirkung des Schadens. Besonders in der Baubranche ist Claim Management üblich, da hier in der Regel viele Vertragspartner zusammenarbeiten und die Ausführung der eigenen Leistung Vorleistungen anderer erfordert.
Schritte im Nachforderungsmanagement
Grundlage eines aktiven Nachforderungsmanagements ist ein vertraglich geregelter Projektauftrag.
In einem ersten Schritt werden Abweichungen identifiziert, wobei genaue Kenntnisse des Vertrages und Ausgestaltung der zu erbringenden Leistung unabdingbar sind. Anschließend folgt die Auswirkungsanalyse der Abweichungen nach Aufwand, Zeit und Kosten, um detaillierte Forderungen stellen zu können. Diese werden anschließend an den Auftragsnehmer kommuniziert, um eine annehmbare Lösung zu verhandeln. Diese kann eine Vertragsänderung oder eine Kostenerstattung sein.
Zur Vermeidung von Fremd-Claims empfiehlt sich eine saubere Projektplanung, ein abgestimmtes Projektverständnis und ein Meilenstein-Konzept mit dem Auftraggeber mit lückenloser Fortschrittsdokumentation.
Zusammenfassung
- unter Nachforderungsmanagement werden alle Maßnahmen verstanden, die ergriffen werden, wenn sich Vertragspartner nicht vertragskonform verhalten oder erkennbar verhalten werden
- Ziele: frühzeitige Erkennen von Risiken, Aufbau und Vorbereitung eigener Claims und deren Durchsetzung sowie Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten
- Nachforderungsmanagement erzeugt zusätzlichen Aufwand, ist aber ein Schutzmechanismus