Damit jeder sachkundige Dritte (Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer) sich innerhalb eines angemessenen Zeitraumes einen Überblick über die Buchführung verschaffen kann, muss sie bestimmten formalen Anforderungen entsprechen.
Dazu dienen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB):
Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein. Dazu gehört, dass die Organisation der Buchführung sachgerecht und überschaubar ist und Buchungen nicht unleserlich gemacht werden dürfen.
Sämtliche Geschäftsfälle sind fortlaufend und vollständig, richtig, zeitgerecht und sachlich geordnet zu buchen.
Jeder Buchung muss ein Beleg zugrundeliegen.
Die Buchführungsunterlagen sind ordnungsgemäß aufzubewahren, wobei für die Belege eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, für die Bücher (lnventare, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen) eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt.