Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung beinhaltet alle Maßnahmen zur Ermittlung des derzeitigen und zukünftigen quantitativen und qualitativen Bedarfs an Führungskräften und Mitarbeitern eines Unternehmens.

Arten des Personalbedarfs nach Zielsetzung

Ersatzbedarf – durch ausscheidende Mitarbeiter verursachten Bedarf (z.B. Tod, Pensionierung, Kündigung)

Neubedarf (Erweiterungsbedarf) – über aktuellen Personalbestand zusätzlichen Personalbedarf

Minderbedarf (Personaleinschränkung) – Rückgang des Personalbedarfs (z.B. durch Rationalisierungsmaßnahmen oder Rezession)

Reservebedarf – zusätzliches Personal für Notsituationen (z.B. Rufbereitschaft)

Zusatzbedarf – kurzfristiges zusätzliches Personal (z.B. bei saisonalen Arbeitsbedarf)

Freistellungsbedarf – Personal das abgebaut werden muss (z.B. durch Betriebsstilllegungen, Schließung von Betriebsteilen)

Quantitativer Personalbedarf

Um den quantitativen Personalbedarf zu berechnen, werden zuerst Stellenbündel erstellt. In diesen werden die Tätigkeitsprofile und die benötigten Anforderungen aufgelistet. Es lohnt sich, diese Stellenbünden zu bilden, sie sind kostengünstig und können zu einem späteren Zeitpunkt erneut benutzt und bei Bedarf mit einem geringen Aufwand erweitert und bearbeitet werden.

Zuerst wird bei der Erstellung analysiert, welche Tätigkeiten in einem Stellenbündel zu absolvieren sind. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf Aufgaben, die für das Unternehmen besonders wichtig sind und deren Nicht- oder Schlechterledigung zu erheblichen Schäden führen kann. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Ist-Analyse.

Anschließend werden die zukünftigen Tätigkeitsschwerpunkte des Stellenbündels untersucht. Zur Berechnung des quantitativen Personalbedarfs wird eine einfache Formel herangezogen:

   künftiger Brutto-Personalbedarf
– künftiger Personalbestand
= Netto-Personalbedarf

Der Brutto-Personalbedarf enthält den Einsatz- und Reservebedarf. Beim Einsatzbedarf handelt es sich um das Personal, das zur Verrichtung der täglichen Arbeit im Unternehmen benötigt wird. Zur Berücksichtigung von Ausfällen (z.B. durch Krankheit) wird der Reservebedarf angegeben.

Der künftige Personalbestand kann nicht berechnet, sondern nur geschätzt werden. Ausfälle (z.B. durch Rente, Schwangerschaft) und Zugänge (z.B. durch Unternehmenserweiterung) werden mit in die Schätzung aufgenommen.

Ist der Netto-Personalbedarf nach dieser Rechnung größer als Null, besteht ein Personalbedarf. Neue Mitarbeiter sollten eingestellt werden. Bei einem Wert unter Null ist ein Personalüberhang vorhanden, auf den mit Entlassungen oder Arbeitszeitkürzungen reagiert werden kann.

Netto-Personalbedarf > 0 = Personalbedarf
Netto-Personalbedarf < 0 = Personalüberhang

Für die Berechnung des qualitativen Personalbedarfs stehen verschiedene mathematische, intuitive und arbeitswissenschaftliche Verfahren zur Verfügung (z.B. Schätz- oder Kennzahlenverfahren).

Qualitativer Personalbedarf

Um den quantitativen Personalbedarf zu berechnen, müssen zuerst die Leistungen festgestellt werden, die an den zu besetzenden Stellen erbracht werden müssen.

Anschließend werden die Anforderungen ausgearbeitet, die an diese Stelle gestellt werden. Aus diesen Anforderungen ergibt sich schließlich das Qualifikationsprofil, mit dessen Hilfe Mitarbeiter gesucht werden können.

Um Ausfälle zu vermeiden ist es ratsam, rechtzeitig Personal einzustellen. Wird in regelmäßigen Abständen eine qualitative Personalbedarfsanalyse durchgeführt, kann auf einen plötzlichen Personalmangel schnell reagiert werden. Diese Vorgehensweise spart Zeit und Kosten.

Die Anforderungen an eine zukünftige Stelle können auf verschiedenen Wegen ermittelt werden:

• Szenariotechnik
• AET (Arbeitswissenschaftliches Erhebungsverfahren zur Tätigkeitsanalyse)
• PAQ (Position Analysis Questionnaire)

Zusammenfassung