Projekt-Kosten- und Leistungsplanung ist ein Teilgebiet der Projektplanung und beinhaltet die Ermittlung aller Kosten und Leistungen, die im Zusammenhang mit der Realisierung des Projektes anfallen.
Die Minimierung der Projektkosten ist eines der Hauptziele des Projektmanagements sowie des Projekt-Controlling. Aufgrund der Länge, Ungewissheit und Komplexität des Projekts sind die Projektkosten und -leistungen eine der am schwierigsten bestimmbaren zukunftsbezogenen Größen. Die Rolle der Kosten- und Leistungsplanung wird besonders deutlich, wenn man unterstellt, dass der Verkaufserlös für die im Projekt zu erstellende Leistung vorgegeben und nur schwer im nachhinein zu beeinflussen ist.
Das gilt z.B. bei einem mit dem Auftraggeber vereinbarten Selbstkosten- bzw. Festpreis. Der Gewinn aus dem Projekt wird dann dadurch maximiert, dass die Kosten minimiert werden. Die Projektkosten lassen sich einerseits in die internen Kosten der Eigenleistung (Personal-, Betriebsmittel- und sonstige Kosten) und andererseits in die von außen bezogenen Sachmittel und Fremdleistungen aufteilen. Die Projekt-Kostenplanung bildet die Grundlage für die Projektkostensteuerung und -kontrolle.
Ausgangspunkt für die Kosten- und Leistungsplanung ist der Projektstrukturplan i.V.m. der Termin- und Ablaufplanung und der Projektressourcenplanung. Aus ihnen werden die Kostenpakete abgeleitet und strukturiert. Im Anschluss daran werden von den jeweiligen am Projekt beteiligten Abteilungen disponierte und geplante Mengensätze (Stückzahlen, Arbeitsstunden etc.) und Preise sowohl für Materialien, Eigenleistungen wie auch für Fremdleistungen ermittelt. Diese sind Grundlage für die Projektkalkulation, mit der die Projekt-Kosten- und Leistungsplanung erfolgt.
Die Kostenplanung schließt mit der Budgetzuteilung ab. Dieses – Budget darf im Projektverlauf nur geändert werden, wenn eine Anderung des Leistungsumfanges erfolgt oder Fehlplanungen zu korrigieren sind. Sollte hingegen eine zwischenzeitliche Kostenschätzung neue Kostenprognosen liefern bzw. die Plankosten für bestimmte Leistungen nicht ausreichen, ist nicht das Budget, sondern die Kostenerwartung anzupassen.
Die für die Durchführung der Aufgabenpakete zuständigen Stellen sind i.d.R. gleichzeitig kostenverantwortlich. Ihnen obliegt damit die Verwaltung des zugeteilten Budgets.
Bei der Projektkosten- und Leistungsplanung handelt es sich um eine rollierende und periodenabgrenzende Planung i.S.e. ständig verbesserten Planung im Zeitablauf, beginnend mit der Angebots-, über die mitlaufende Kalkulation bis zur Nachkalkulation. Im Blickpunkt der Betrachtung steht vor allem die Kostenerwartung (Forecast) für das Gesamtprojekt. Durch die Abgrenzung bereits anfallender Istkosten und -leistungen handelt es sich bei der rollierenden Planung um eine Restkosten- und Restleistungsplanung des Projektes ( Cost to complete).
Die periodische Projekt-Kosten- und Leistungsplanung ist vor allem für das Multiprojekt-Controlling und das projektbezogene Unternehmenscontrolling (Projekt-Controlling i.w.S.) wichtig, da hier nicht der Projektzeitraum, sondern das Geschäftsjahr und seine Berichtsperioden berichtet und analysiert werden. Eine einheitliche Gegenüberstellung der Kosten- und Leistungen erfolgt in der Projekt-Ergebnis- und Deckungsbeitragsrechnung.