Projekt-Sonderberichte werden nur bei Bedarf im Rahmen des Projektberichtswesens erstellt. Dies ist der Fall, wenn extreme Abweichungen bereits aufgetreten oder im Berichtszeitpunkt schon erkennbar sind. Das Ausmaß dieser Abweichungen auf die Kosten, Termine und Kapazitäten wird dann entsprechend ermittelt (Projektsteuerung und -kontrolle; Projektterminsteuerung und -kontrolle; Projektkostensteuerung und -kontrolle; Projektressourcensteuerung und kontrolle) und den Entscheidungsinstanzen mitgeteilt. Dabei ist die Frage zu beantworten, welche Abweichungen in welcher Intensität vorliegen müssen, damit die Durchführung von Sonderberichten veranlasst wird.
Solche Abweichungen können sein:
⦁ technische (sachliche) Abweichungen, die eine Verweigerung der Leistungsabnahme zur Folge haben,
⦁ terminliche Abweichungen, die eine Überschreitung vertraglicher Termine bewirken und
⦁ Abweichungen jeglicher Art, die eine Überschreitung des Projektbudgets zur Folge haben.