Projektkostensteuerung und -kontrolle ist ein Teilbereich der -Projektsteuerung und -kontrolle und umfasst die Einhaltung oder Abweichung des (kostenmäßig) bewerteten Ressourceneinsatzes im gesamten Projektablauf. Die Steuerung von Kosten und Leistungen im Projekt ist somit unmittelbar mit der Projektterminsteuerung und -kontrolle sowie der Projektressourcensteuerung und kontrolle verbunden. Zur Leistungsbeurteilung ist eine zeitnahe Erfassung der erbrachten Leistungen, z.B. in Form von Aufmaßen und Projektnachweisen, erforderlich.
Aufgrund der übergreifenden und vergleichenden Bewertungsfunktion ist die Projektkosten- und -leistungsrechnung ein wesentlicher Bestandteil des -Projektberichtswesen, z.B. in Form der Projekt-Ergebnis- und Deckungsbeitragsrechnung. Wichtigstes Instrument der Projektkostensteuerung und -kontrolle ist der Soll-Ist-Kosten bzw. Soll-Wird-Kosten-Vergleich. Hierbei werden die kumulierten bzw. periodischen Istkosten des Betrachtungszeitraumes und die erwarteten Kosten und Leistungen des Gesamtprojektes den ursprünglich geplanten Werten gegenübergestellt.
Die Datenbasis für die Projektkostenkontrolle wird durch die mitlaufende Kalkulation und Nachkalkulation des Projektes zur Verfügung gestellt (Projektkalkulation). Im Fokus der Steuerung der Projektkosten und -leistungen stehen dabei die noch zu beeinflussenden Restkosten ( Cost to complete) und -leistungen des Projektes. Die noch zu erwartenden Restkosten lassen sich weiterhin differenzieren in ein geplantes „Restbudget“ und in „Kostenänderungen“, wobei letztere Projektbudgetabweichungen darstellen, die auf ihre Ursachen hin untersucht werden müssen.
Bei den Projektbudgetabweichungen grenzt man zwei Arten der Kostenabweichung von einander ab. Es wird unterschieden zwischen Leistungsabweichung und Verbrauchsabweichung. Die Leistungsabweichungen bezeichnen den Teil der Gesamtabweichung, der durch einen vom Plan abweichenden Projektfortschritt hervorgerufen wird. Die Verbrauchsabwcichungen zeigen an, ob bezogen auf den Fortschritt des Projektes mehr oder weniger Kosten als geplant angefallen sind.
Wichtige Kennzahlen für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Projektkosten und -leistungen sind der absolute und relative Projektdeckungsbeitrag sowie die Abweichungen der wichtigsten Kostenstrukturgrößen (z.B. Material, Fremdleistung und eingesetzte Personalkosten).
Die Wertschöpfung als Kennzahl gibt zudem Auskunft über den Wert der Leistungen innerhalb des Projektes, der durch das Unternehmen selbst entstanden ist, also ohne Materialkosten und ohne fremde Sach- und Dienstleistungen. Setzt man die Wertschöpfung und die Kosten der Eigenleistung ins Verhältnis zu den geleisteten Projektstunden, so erhält man eine Vergleichskennziffer die folgende Frage transparent und einfach beantwortet: „Was kostet eine eigene Projektstunde und was gibt mir der Markt dafür?“