Projektsteuerung und -kontrolle ist ein Teilaufgabe des Projektmanagements. Es werden darunter alle Maßnahmen verstanden, die dazu dienen, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung in Einklang zu bringen. Der Projektleiter muss agieren und nicht reagieren. Er ist gefordert, das Projekt aktiv zu beeinflussen und damit zu steuern. Hierbei erhält er entscheidungsunterstützende Informationen durch das Projekt-Controlling.
Je mehr Zeit der Projektleiter bei der Projektsteuerung darauf verwendet, notwendige Maßnahmen zu treffen und gemeinsam mit seinem Projektteam umzusetzen, desto höher ist die Qualität der einzelnen Steuerungsmaßnahmen und desto mehr Möglichkeiten gibt es, auf Abweichungen zu reagieren. Ziel des Projekt-Controlling muss es deshalb sein, ein Frühwarnsystem aufzubauen, das dem Projektleiter möglichst bald und möglichst deutlich aufzeigt, wann eine Reaktion auf Planabweichungen notwendig ist (Frühwarnsysteme im Projekt-Controlling).
Die Projektkontrolle sollte kontinuierlich während der Projekte durchgeführt werden, damit frühzeitig Planabweichungen aufgedeckt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. Darüber hinaus sollte die Projektkontrolle auch am Ende des Projektes durchgeführt werden. Hier gilt es festzustellen, ob die beschriebenen Zielbereiche in akzeptabler Weise realisiert wurden. Zweck dieser abschließenden Kontrolle ist die Gewinnung von Erkenntnissen, die in der Planung zukünftiger Projekte einen wichtigen Bestandteil bilden und die Plangenauigkeit in Zukunft erhöhen (Projekt-Controlling in der Projektnachbereitungsphase).
Die Planungsaktivitäten hinsichtlich der genannten Größen, die eine optimale Projektabwicklung bieten sollen, erweisen sich nur dann als sinnvoll, wenn die Werte ständig kontrolliert werden. Planung, Kontrolle und Steuerung müssen entsprechend koordiniert werden, und zwar in dem Sinne, dass für die geplanten Größen auch dazugehörige Ist-Werte ermittelt werden können. Diese Daten werden im Zuge der Kontrolle verglichen, auftretende Abweichungen analysiert und darauf basierend Steuerungsmaßnahmen entwickelt. Die Kontrolle beinhaltet die laufende Prüfung und Gegenüberstellung der Projektparameter. Das Ziel besteht letzten Endes darin zu überprüfen, ob Planungsziele eingehalten oder über- bzw. unterschritten werden.
Die Projektsteuerung und -kontrolle untergliedert sich in folgende Teilbereiche:
⦁ Projektterminsteuerung und -kontrolle,
⦁ Projektressourcensteuerung und -kontrolle,
⦁ Projektkostensteuerung und -kontrolle und
⦁ Projektfinanzsteuerung und -kontrolle.
Im Projekt-Controlling ist es aufgrund der Projektgesamtbetrachtung sinnvoll neben dem traditionellen Soll-Ist-Vergleich eine Soll-Erwartet-Vergleich (bzw. Soll-Wird-Vergleich oder Soll-Forecast-Vergleich) durchzuführen. Hierbei werden den an den jeweiligen Meilensteinen periodisch ermittelten Erwartungswerten die ursprünglich geplanten Werte des Gesamtprojektes gegenübergestellt. Hierbei sollte der Aktualität Vorrang vor absoluter Genauigkeit gegeben werden, so dass gegensteuernde Maßnahmen früh genug eingeleitet werden können.
Die in allen Bereichen der Projektsteuerung und -kontrolle erhobenen Daten werden durch das Projektberichtswesen in entsprechenden Berichten dargestellt. Hier werden auch Abweichungen kenntlich gemacht.