Projektstrukturplan hat wie die Systemgliederung die Funktion, das Projekt bzw. das Vorhaben in Einzelteile bzw. Projektaufgaben, Projektelemente, Projektobjekte, Arbeitspakete oder Komponenten zu gliedern bzw. zu strukturieren. Er ist das zentrale Ordnungsinstrument des Projektes und wird deshalb auch als „Plan der Pläne“ eines Projektes bezeichnet (Projekt-Controllinginstrumente). Er ist in diesem Zusammenhang ein wichtiges Instrument für das Projektmanagement, das Projekt-Controlling und die Projektleitung (Projektleiter).
Da der Projektstrukturplan neben der technischen und inhaltlichen Strukturierung auch für die wirtschaftliche und verwaltungstechnische Abwicklung des Projektes zuständig ist, muss er eine breitere Zielsetzung haben, als die der reinen Systemgliederung. Im Projektstrukturplan werden den einzelnen Projektelementen und Arbeitspaketen deshalb zusätzliche Attribute, wie Verantwortlichkeiten, z.B. Firmen, Institutionen und Spezialistengruppen, zugeordnet. Es werden zudem Kapazitätsbedarfe geschätzt und Grobterminierungen vorgenommen sowie kritische und risikoreiche Arbeitspakete bestimmt. Anhand der gebildeten Projektaufgaben bzw. -elemente erfolgt die Planung, Steuerung und Kontrolle der Kosten, Leistungen, Termine und Finanzen (Projektsteuerung und -kontrolle). Er wird maßgeblich als Grundlage für die Angebots-, Auftrags-, mitlaufende und Nachkalkulation herangezogen.
Im angelsächsischen Raum wird der Projektstrukturplan als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet. Im Deutschen hat sich aber der in DIN 69900 beschriebene Begriff Projektstrukturplan durchgesetzt. Die Abbildung zeigt, wie ein Projektstrukturplan aussehen könnte.
Die Bezeichnung der Teile des Proj ektstrukturplans ist sehr vielschichtig (z.B. Projektstrukturelemente, Projektteile, Projektaufgaben, Vorgänge, Arbeitspakete etc.).
In Kundenauftragsprojekten bilden die sog. Leistungsverzeichnisse oder Pflichtenhefte die Grundbasis für den Projektstrukturplan. Sie können dabei vom Auftraggeber selbst, vom Auftragnehmer oder von einem Dritten aufgestellt (z.B. durch beteiligte Architekten und Ingenieure) werden. Ein Pflichtenheft bzw. Leistungsverzeichnis enthält eine bindende vertragliche Beschreibung des Liefer- und Leistungsumfangs. Es bildet die Grundlage für die Realisierung eines Projektes, und damit auch für dessen Planung.
Die Gliederungstiefe des Projektstrukturplans hängt von der Größe und der Komplexität des Projektes ab. Oft ist es ein längerer Prozess, bis der Projektstrukturplan detailliert bis zu jedem Projektelement dargestellt werden kann. Über die Projektphasen (Anfrage, Angebotsphase, Projektabwicklung) hinweg betrachtet, wird er nach dem Prinzip: „von der Grobform zur Feinform“ entwickelt. Die Gliederung des Projektstrukturplans kann nach funktionsorientierten oder objektbezogenen Gesichtspunkten erfolgen. Während sich der funktionsorientierte Projektstrukturplan ausschließlich aktivitäts- und verrichtungsorientiert (z.B. Konstruieren, Montieren, Transportieren) gliedert, ist der objektbezogene Projektstrukturplan nur nach den Teil- bzw. Endleistungen strukturiert (z.B. Haus, Keller, Geschoss 1, Geschoss 2, Dach).
Da eine ausschließliche objekt- oder funktionsorientierte Gliederung Nachteile für die Kostenplanung und -erfassung mit sich bringt, werden gemischte Projektstrukturpläne bevorzugt. Im Einzelprojektgeschäft wird mehr und mehr versucht eine Standardisierung von Projektaufgaben und Projektobjekten herbeizuführen, um durch Wiederholung homogener Tätigkeiten und Know-how-Vorteilen bei einzelnen Projektteilen Synergieeffekte und Einsparungspotenziale zu erzielen. Der Projektstrukturplan sollte bestenfalls aus einer Vielzahl bekannter Projektteile und einer kleinen Anzahl von unbekannten oder abgeänderten Projektteilen bestehen.