Die Ausrichtung der Unternehmen an den betrieblichen Prozessen ist eines der bedeutendsten Themen der modernen Organisationslehre. Danach entscheidet die Beherrschung der kritischen Prozesse über den Erfolg eines Unternehmens. In einem prozessorientierten Unternehmen kann aber das betriebliche Geschehen nicht mehr durch die traditionelle Kostenrechnung abgebildet werden.
Nur wenn die Kostenrechnung den veränderten Strukturen und Steuerungsmechanismen Rechnung trägt, kann sie weiterhin ihre Abbildungs- und Steuerungsfunktion erfüllen. Zur Ermittlung des neben seiner Zeit und Qualität charakterisierenden Merkmals der Kosten eines Prozesses ist deshalb eine Prozesskostenrechnung erforderlich. Die Ermittlung der Prozesskosten ist in der Praxis jedoch nicht ausreichend. Es ist vielmehr notwendig, die hinter den Prozesskosten stehenden Strukturen zu gestalten. Diese Analyse und Gestaltung der Kostentreiber und Kostenfunktionen der Prozesse der indirekten Bereiche bezeichnet man als Prozesskostenmanagement.
Die Ansatzpunkte zur Prozess(kosten)gestaltung sind:
Prozessstruktur: Durch die Gestaltung und Beeinflussung der Prozessstruktur, d.h. der Prozesszusammensetzung sowie der einbezogenen Prozessarten, kann sowohl eine Veränderung des Prozesskostenverlaufs als auch der absoluten Prozesskostenhöhe erzielt werden. Von besonderer Bedeutung ist dabei der Abbau von Komplexität. Daneben gilt es, nicht wertschöpfungserhöhende Tätigkeiten bzw. Teilprozesse zu eliminieren sowie die Prozesstransparenz zu steigern. In der Abbildung ist beispielhaft die mögliche Senkung der kumulierten Prozesskosten durch Verknüpfung der Teilprozesse eins bis drei dargestellt.
Prozessvolumen: Durch die Beeinflussung des Prozessvolumens können langfristig die Prozesskosten gesenkt werden. Lassen sich beispielsweise die Kunden dazu bewegen, statt einer Vielzahl von kleinen Einzelaufträgen nur noch größere Sammelbestellungen vorzunehmen, so ist (bei unverändertem mengen- und wertmäßigem Auftragsvolumen) eine deutliche Reduktion der Auftragsanzahl (als Cost Driver des Prozesses „Auftragsannahme“) und somit auch eine Senkung des Prozessaufwands möglich.
Prozesseffizienz: Maßnahmen zur Optimierung der Prozesseffizienz sind auf das Verhalten der Prozesskosten in Abhängigkeit der Cost Driver-Menge gerichtet. Durch die Senkung des Ressourcenverbrauchs pro Prozessdurchführung (bzw. je Cost Driver) sollen die Prozessstückkosten, d.h. die Kosten je Prozessdurchführung, vermindert werden. Dies drückt sich in einem flacheren Verlauf der Prozesskostenkurve aus. Waren bisher Rationalisierungsmaßnahmen auf die direkte Produktion zur Erhöhung der Fertigungseffizienz gerichtet, so werden heute zunehmend Anstrengungen zur Verbesserung der Prozesseffizienz in den indirekten Bereichen unternommen. Während das Rationalisierungspotenzial heute durch den hohen Automationsgrad in den direkten Bereichen nur noch gering ist, bietet der indirekte Bereich eines Unternehmens enorme Einsparungsmöglichkeiten. Der Anteil nicht-wertschöpfender Tätigkeiten bei Verwaltungsprozessen wird auf 80-90% geschätzt.
Das Prozesskostenmanagement entwickelt sich zunehmend zu einem die Faktoren Zeit und Qualität einbeziehenden integrierten Prozessmanagement. Effektivität und Effizienz der betrieblichen Prozesse sind kosten-, zeit- und qualitätsbezogen zu erreichen. Die Ursachen für nicht-wertschöpfungserhöhende Fehl- und Blindleistungen sind zu analysieren und zu beseitigen. Welche Prozessdimension im Vordergrund steht, leitet sich dabei aus der jeweiligen Zielsetzung des Projektes, des Bereiches oder des Unternehmens ab. Zu beachten ist jedoch, dass die Prozesskosten in engem Zusammenhang zu den Dimensionen Prozesszeit und -qualität stehen, da nahezu alle erfolgreichen Optimierungsmaßnahmen letztlich geringere relative Kosten zur Folge haben.
Das integrierte Prozessmanagement gilt heute als vielversprechendster Ansatz zur Lösung des Problems der Gemeinkostenplanung und -kontrolle. Im Vordergrund steht nicht nur die Optimierung der Prozesseffizienz („Doing the processes right“), sondern insb. die Konzentration auf die wertschöpfungserhöhenden Prozesse, d.h. die Erhöhung der Prozesseffektivität („Doing the right processes“). Das Prozesskostenmanagement hat in diesem Zusammenhang die Aufgabe, die Kosten entlang des gesamten Prozesses zu optimieren.