Qualitätscontrolling bezeichnet die Planung, Durchführung und Kontrolle der Unterstützung und Koordination qualitätsbezogener Aktivitäten im Hinblick auf eine wirtschaftliche Ausrichtung des Qualitätsmanagements eines Unternehmens zu verstehen. Die Steigerung der Effektivität und Effizienz des Qualitätsmanagements stellen die generellen Ziele des Qualitätscontrolling dar. Die Effektivität des Qualitätsmanagements bezieht sich auf die Erfüllung des qualitätsbezogenen Hauptziels, die betrachtete Leistung gemäß der Kundenanforderungen zu erstellen.
Dagegen bringt die Effizienz des Qualitätsmanagements zum Ausdruck, ob diese Zielerreichung wirtschaftlich erfolgt. Während die Steigerung der Kundenzufriedenheit oder der Kundenorientierung der Mitarbeiter des Unternehmens zu den Zielen des Qualitätsmanagements zu rechnen sind, soll durch das Qualitätscontrolling die effektive und effiziente Verfolgung dieser Ziele gewährleistet werden. Somit orientieren sich die Ziele des Qualitätscontrolling an den Zielen des Qualitätsmanagements.
Die Funktionen und Aufgaben können weiter differenziert werden:
Im Rahmen der Koordinationsfunktion ist es die zentrale Aufgabe des Qualitätscontrolling, die verschiedenen qualitätsbezogenen Aktivitäten des Unternehmens aufeinander abzustimmen.
Die Erfüllung der sog. Informationsversorgungsfunktion dient der Bereitstellung sämtlicher im Rahmen der Planung und Kontrolle notwendigen Informationen in der erforderlichen Genauigkeit und Verdichtung am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt. Zur Erfüllung der Informationsversorgungsfunktion muss sich ein Qualitätscontrolling an den Phasen des Informationsprozesses orientieren.
Im Rahmen der Planungsfunktion kommt dem Qualitätscontrolling die zentrale Aufgabe einer systematischen Unterstützung der Planung von Aktivitäten des Qualitätsmanagements zu. In diesem Zusammenhang orientieren sich die Tätigkeiten des Qualitätscontrolling an den Phasen der Qualitätsumsetzung, d.h. der Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätsprüfung und Qualitätsmanagementdarlegung. Hierbei gilt es, dem Qualitätsmanagement Methoden zur systematischen Planung des Einsatzes der verschiedenen Qualitätsinstrumente zur Verfügung zu stellen.
Die Kontrollfunktion des Qualitätscontrolling betrifft die permanente Überprüfung der Qualitätsstrategie und der Maßnahmen des Qualitätsmanagements im Hinblick auf eine effiziente Umsetzung der Qualitätsstrategie. Hierbei ist die Kontrolle des Qualitätsmanagements nicht von der Planung isoliert zu betrachten. Vielmehr hängen Planungs- und Kontrollfunktion voneinander ab. Insbesondere die im Rahmen der Kontrollfunktion ermittelten Resultate hinsichtlich der Qualitätsstrategie und ihrer Umsetzung haben wesentliche Auswirkungen auf die Aufgaben bei der Planungsfunktion.
Seinen organisatorischen Niederschlag findet das Qualitätscontrolling im Qualitätscontrollingsystem, in dem verschiedene Bausteine zusammengefügt sind, die der systematischen Unterstützung und Koordination der qualitätsbezogenen Aktivitäten eines Unternehmens dienen. Auch wenn das Qualitätscontrolling in erster Linie das Qualitätsmanagementsystem betrifft, ist zur Veranschaulichung der inhaltlichen Verankerung des Qualitätscontrolling eine breitere Sichtweise erforderlich. Da sich das Qualitätscontrolling auf sämtliche qualitätsbezogene Aktivitäten eines Unternehmens bezieht, müssen aufgrund des engen Zusammenhangs zwischen Qualitätsmanagement und Leistungserstellung zwei Subsysteme des Qualitätsausführungssystems betrachtet werden:
Das Qualitätsmanagementsystem, in dem sämtliche Aktivitäten zur Steigerung der Qualität organisiert sind.
Das Leistungserstellungssystem, in dem sämtliche Aktivitäten zur Leistungserstellung angesiedelt sind.
Die Struktur des Qualitätscontrollingsystems ergibt sich anhand der beiden Arten von Controllingfunktionen. Gegenstand der systembildenden Koordination ist die Gestaltung von Strukturen und Prozessen mit dem Ziel der Orientierung und Anpassung der qualitätsbezogenen Aktivitäten des Unternehmens an erwartete zukünftige Entwicklungen mit Qualitätsrelevanz. Im Hinblick auf die Planungs- und Kontroll- sowie die Informationsversorgungsfunktion sind im Rahmen des Qualitätscontrollingsystems zwei Subsysteme zu bilden:
1. Das qualitätsbezogene Planungs- und Kontrollsystem, durch das die Planungs- und Kontrollfunktionen des Qualitätscontrolling wahrgenommen werden.
2. Das qualitätsbezogene Informationssystem, durch das die Informationsversorgungsfunktion des Qualitätsmanagements erfüllt wird.
Diese beiden Systeme können nicht unabhängig voneinander betrachtet werden. So fließen z.B. die im Rahmen des Informationssystems gewonnenen Informationen in die durch das Planungs- und Kontrollsystem gesteuerten Prozesse ein.
Daher besteht hier die zentrale Aufgabe des Qualitätscontrolling in der Abstimmung der Prozesse der beiden Subsysteme. Wie in der Abbildung veranschaulicht ist, weisen sowohl das qualitätsbezogene Planungs- und Kontrollsystem als auch das qualitätsbezogene Informationssystem einen engen Zusammenhang zum Qualitätsmanagementsystem auf. Die systemkoppelnden Funktionen des Qualitätscontrolling betreffen die Koordination der qualitätsbezogenen Aktivitäten innerhalb des gebildeten Systemgefüges. Hierbei sind in der gegebenen Systemstruktur Anpassungen, insb. im Falle unvorhergesehener Abweichungen, vorzunehmen. In diesem Zusammenhang werden vier Elemente des Qualitätscontrolling unterschieden:
Im Rahmen des qualitätsbezogenen Informationssystems steht das Qualitätsinformationscenter im Vordergrund. Durch dieses Element soll gewährleistet werden, dass sämtliche externen und internen qualitäts-bczogenen Informationen gesammelt, analysiert und gespeichert werden.
Ein weiteres Element des qualitätsbezogenen Planungs- und Kontrollsystems stellt das Auditing des Qualitätsmanagements dar. Im Rahmen des Auditings wird eine kritische Prüfung sämtlicher qualitätsbezogener Verfahrensweisen und Entscheidungsprozesse vorgenommen.
Weiterhin ist die Umsetzungskontrolle des Qualitätsmanagements dem qualitätsbezogenen Planungs- und Kontrollsystem zuzurechnen. Durch dieses Element werden die qualitätsbezogenen Zielsetzungen und die jeweiligen Zielerreichungsgrade überprüft.
Schließlich stellt die qualitätsbezogene Wirtschaftlichkeitsanalyse des Qualitätsmanagements das zentrale Element des Qualitätscontrolling dar. Ihre Bedeutung wird bei Betrachtung der Aufgaben und Funktionen des Qualitätscontrolling offensichtlich.
Die wesentliche Aufgabe des Qualitätscontrolling besteht in der Gewährleistung der wirtschaftlichen Durchführung sämtlicher qualitätsbezogener Informationen. Ferner stellt die Wirtschaftlichkeitsanalyse die Basis zur Erfüllung sowohl der Planungs- und Kontroll- als auch der Informationsfunktion dar. Hinsichtlich der Informationsfunktion werden durch die Wirtschaftlichkeitsanalyse die zu einer Beurteilung der qualitätsbezogenen Wirtschaftlichkeit erforderlichen Daten analysiert und bereitgestellt.
Außerdem werden Teile der Planungs- und Kontrollfunktionen durch die Wirtschaftlichkeitsanalyse wahrgenommen, indem die Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsanalyse die Grundlage für eine Steuerung der qualitätsbezogenen Prozesse des Unternehmens bilden. Die Ergebnisse einer qualitätsbezogenen Wirtschaftlichkeitsanalyse bilden demnach die Grundlage für die Aktivitäten im Rahmen des Auditing der Zertifizierung und der Umsetzungskontrolle des Qualitätsmanagements.