Qualitätskostenanalyse bildet eine Methode zur Analyse der finanziellen Konsequenzen des Qualitätsmanagements im Rahmen des Qualitätscontrolling. Aus einer kostenorientierten Perspektive werden im Rahmen der Qualitätskostenanalyse sämtliche Kosten analysiert, die mit Qualitätsfragen in Zusammenhang stehen. Hierbei werden unter dem Begriff der Qualitätskosten bzw. qualitätsbezogenen Kosten sämtliche Kosten subsumiert, die vorwiegend durch Qualitätsforderungen verursacht sind, d.h. durch Tätigkeiten der Fehlerverhütung, durch planmäßige Qualitätsprüfungen sowie durch intern oder extern festgestellte Fehler sowie durch die externe Qualitätsmanagementdarlegung.
Bei der traditionellen (tätigkeitsorientierten) Gliederung der Qualitätskosten werden drei Arten von Qualitätskosten unterschieden: Präventionskosten (Fehlerverhütungskosten, prevention costs), Prüfkosten (appraisal costs) und Fehlerkosten (failure costs). Präventionskosten werden durch Aktivitäten generiert, die spezifisch zur Vermeidung einer nicht anforderungsgerechten Qualität unternommen werden. Prüfkosten entstehen durch Mess-, Evaluierungs- oder Audit-Aktivitäten, die der Gewährleistung der Übereinstimmung der Leistung mit gewissen Normen, Standards und/oder Anforderungen dienen. Fehlerkosten resultieren aus Aktivitäten, die durch die mangelnde Übereinstimmung einer Leistung mit diesen Normen, Standards und/oder Anforderungen hervorgerufen werden. In Abhängigkeit von dem Ort der Entstehung der Fehlerkosten werden interne (z.B. Kosten aufgrund von Nacharbeit) und externe Fehlerkosten (z.B. Garantieleistungen) unterschieden.
Im Rahmen der neuen (wirkungsorientierten) Gliederung der Qualitätskosten werden lediglich zwei Kategorien von Qualitätskosten unterschieden: Kosten von Qualität i.e.S. (Konformitätskosten, Costs,,of Conformance) und Kosten von Nichtqualität (Nichtkonformitätskosten, Fehlleistungsaufwand, Costs of Non-Conformance). Die Kosten von Qualität i.e.S. leisten einen Beitrag zum Unternehmenserfolg, indem sie der Erfüllung von Kundenerwartungen dienen. Zu den Konformitätskosten gehören jene Kosten, die durch Maßnahmen zur dauerhaften Fehlerabstellung und Vermeidung von Fehlerrisiken entstehen. Die Kosten von Nichtqualität sind eine Verschwendung von Ressourcen. Sie entstehen vor allem durch einen zusätzlichen Aufwand, der aufgrund einer nicht anforderungsgerechten Leistungserstellung erforderlich wird, d.h. wenn Prozess und Ergebnis der Leistungserstellung nicht den an sie gestellten Qualitätsanforderungen entsprechen. Ähnlich wie bei den Fehlerkosten lassen sich interne und externe Nichtkonformitätskosten unterscheiden.
Die Fehlerkostenrechnung basiert auf der Überlegung, dass weder eine Zusammenfassung von Fehler- und Qualitätssicherungskosten (Fehlerverhütungs- und Prüfkosten), noch eine Zusammenfassung von Konformitäts- und Nichtkonformitätskosten sinnvoll ist. Ausgehend von dem Prinzip, dass Qualität Teil des Produktes bzw. der Leistung ist, wird die qualitätsbezogene Kostenrechnung durch eine Fehlerkostenrechnung ersetzt. Im Rahmen der Fehlerkostenrechnung wird eine Gliederung der Fehlerkosten anhand von zwei Dimensionen vorgenommen: Gemäß dem Ort der Fehlerentstehung werden interne und externe Fehlerkosten differenziert; gemäß den Fehlerkonsequenzen werden direkte und indirekte Fehlerkosten sowie fehlerbedingte Opportunitätskosten unterschieden. Während der Ort der Fehlerentstehung auch bei der tätigkeitsorientierten Einteilung der qualitätsbezogenen Kosten zur Differenzierung der Fehlerkosten herangezogen wird, führt die Berücksichtigung der Fehlerkonsequenzen zu einer weiteren Spezifizierung der Fehlerkosten.
Zu den direkten Fehlerkosten gehören solche Kosten, deren Entstehung eindeutig auf einen Fehler zurückgeführt werden kann und die i.d.R. eindeutig Kostenstellen und Kostenträgern zuzuordnen sind. Indirekte Fehlerkosten werden durch die Analyse und Behebung von Fehlern generiert. Schließlich repräsentieren die fehlerbedingten Opportunitätskosten keine tatsächlich auftretenden Kosten, sondern entgangene Deckungsbeiträge bzw. Gewinne. Bei der Betrachtung der konzeptionellen Schlüssigkeit werden im Rahmen des Konzeptes positive und negative Wirkungen von Qualitätsmaßnahmen einander nicht gegenüber gestellt. Vielmehr werden die Kosten zur Erstellung von Qualität und die Kosten, die auf mangelnde Qualität zurückzuführen sind, summiert. Auf diese Weise ist eine konsequente Gegenüberstellung von positiven und negativen finanziellen Konsequenzen des Qualitätsmanagements nicht möglich.
Weiterhin lässt der Begriff „Qualitätskosten“ den Eindruck entstehen, dass die finanziellen Konsequenzen des Qualitätsmanagements lediglich in Kosten bestehen. Insbesondere vor dem Hintergrund entgangenen Nutzens aufgrund einer geringeren Kundenbindung usw. ist der Begriff „Qualitätskosten“ irreführend. Aus der mangelnden konzeptionellen Schlüssigkeit folgt, dass hinsichtlich der Interpretierbarkeit der Analyseergebnisse auf Basis des Konzeptes qualitätsbezogener Kosten keine Aussagen über die Profitabilität von Qualitätsmaßnahmen getroffen werden können. Dies ist darin begründet, dass diejenigen Kosten betrachtet werden, die mit Qualität in Zusammenhang stehen, jedoch keine konsequente Kosten-Nutzen-Betrachtung vorgenommen wird.
Insbesondere ist eine Maßnahmenbeurteilung nicht durchführbar. Im Hinblick auf die Praktikabilität des Ansatzes ist zunächst positiv zu erwähnen, dass die jeweiligen Einteilungen in ihrer Darstellung nachvollziehbar sind und eine hohe Übersichtlichkeit aufweisen. Diese Argumente begründen auch die hohe Verbreitung des Konzeptes in der Praxis. Demgegenüber ist jedoch festzustellen, dass die Kategorisierung der qualitätsbezogenen Kosten meist nach ihrer eigentlichen Erfassung vorgenommen wird. Somit ist vor allem die Datenpräsentation Ziel der Betrachtung qualitätsbezogener Kosten.
Dies hat zur Folge, dass die qualitätsbezogenen Kosten nicht direkt mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens in Zusammenhang stehen und nicht gemäß ihrer Entstehung strukturiert sind. bezüglich der Vollständigkeit der Kategorisierungen qualitätsbezogener Kosten ist zunächst anzumerken, dass aufgrund der Vergangenheitsorientierung des Konzeptes eine proaktive Wirtschaftlichkeitsanalyse nicht durchführbar ist. Daher lässt sich eine Quantifizierung der qualitätsbezogenen Kosten lediglich zur Identifizierung und Verdeutlichung von qualitätsbezogenen Verbesserungspotenzialen, jedoch weniger zur wirkungsgerechten Planung und Kontrolle entsprechender Verbesserungsmaßnahmen
einsetzen.