Qualitätsmanagementdarlegung besteht aus sämtlichen geplanten und systematischen Tätigkeiten, die innerhalb des Qualitätsmanagementsystems (Qualitätsmanagement) verwirklicht sind. Diese sind explizit dargelegt, wodurch ausreichendes Vertrauen hinsichtlich der Erfüllung der Qualitätsanforderungen in einer Einheit geschaffen wird.
In interner Hinsicht dient die Qualitätsmanagementdarlegung der Schaffung von Vertrauen bei den Führungskräften und Mitarbeitern in die eigene Qualitätsfähigkeit und nimmt damit vor allem eine Motivationsfunktion ein. In externer Hinsicht erfüllt die Qualitätsmanagementdarlegung gegenüber Kunden und anderen Anspruchsgruppen Profilierungszwecke, verdeutlicht die Bemühungen des Unternehmens, die Qualitätsanforderungen der Anspruchsgruppen zu erfüllen und kann als Basis für die Erteilung eines Qualitätszertifikates dienen.
Typische Instrumente der Qualitätsmanagementdarlegung sind Qualitätsmanagementhandbücher, Qualitätsstatistiken, Qualitätsaudits, Zertifizierung, Benchmarking u.a.