Tabellenkalkulation ist ein Programm, mit dem Berechnungen in einer vorstrukturierten Tabelle ausgeführt werden. In der Praxis ist das Anwendungsspektrum solcher Systeme jedoch weiter gefasst. So bieten gängige Produkte in diesem Bereich zusätzlich Funktionalitäten zur Erfassung von Daten und erlauben darauf basierend über die Kalkulation hinausgehende Funktionen, wie z.B. das Auslesen von Zeichenfolgen.
Wesentlicher Bestandteil einer Tabellenkalkulation ist das Rechenblatt mit Zeilen und Spalten. I.d.R. sind Spalten mit Buchstaben und Zeilen mit Zahlen benannt. Vergleichbar mit den Feldern beim Schach können einzelne Zellen des Rechenblattes durch eine Kombination von Spalten- und Zeilenbezeichnung eindeutig identifiziert werden.
Jede Zelle kann Daten in unterschiedlichen Formaten und Typen, wie beispielsweise Zahlen, Währungen, Zeitangaben oder Text, bis zu einer bestimmten Menge aufnehmen. Aufgrund der eindeutigen Adressierung der Zellen ist es somit möglich, auf den Inhalt von anderen Zellen und Funktionen zu referieren und diesen beispielsweise für Berechnungen zu nutzen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Zellbezügen. Jede Zelle kann als eine Variable von eindeutigem Datentyp bezeichnet werden.
Der große Vorteil einer Tabellenkalkulation liegt in der Vielseitigkeit der Anwendung und in der Verknüpfung von Datenverwaltung und -analyse. Berechnungen und Funktionen lassen sich sehr einfach auf die in den Rechenblättern enthaltenen Daten anwenden. Zusätzliche Programmfunktionen wie das Kopieren, Nachverfolgen oder Prüfen von Formeln und Funktionen erlauben auch Laien den Umgang mit Tabellenkalkulationssoftware. I.d.R. weisen marktübliche Programme zusätzliche Werkzeuge auf, wie z.B. Kreuztabellenanalyse, Diagrammerstellung oder Szenarienmanager, um die Datenanalyse zu unterstützen.
Das offene Konzept von Tabellenkalkulationen ermöglicht ein sehr breites Anwendungsspektrum. Daher werden die verschiedenen Produkte in fast allen Bereichen der Wirtschaft, Forschung und Verwaltung eingesetzt. Adressdatenverwaltung, Produktkataloge, Finanzierungspläne, Verkaufsübersichten, Mit
arbeiterplanung etc. sind nur einige Beispiele aus einer Vielzahl möglicher Einsatzfelder. Die Aufgaben des Controllings werden durch Tabellenkalkulationssoftware umfassend unterstützt. Gerade der Aspekt der Informationsversorgung erfordert zum einen die Isolierung von relevanten Informationen aus betrieblichen Anwendungssystemen und zum anderen deren Konsolidierung und Analyse. Tabellenkalkulationen stellen hier flexible Werkzeuge dar, weil sie neben verbreiteten Datenschnittstellen auch eine individuelle Betrachtung und Bearbeitung der zu analysierenden Daten ermöglichen. Zusätzliche Funktionalitäten, wie die Erstellung von Kreuztabellen, unterstützen die – Informationsverdichtung. Die aus der Analyse gewonnenen Daten und Erkenntnisse lassen sich durch Diagramme einfach visualisieren und unterstützen die Präsentation der ermittelten Ergebnisse.