Die BWA zählt für viele Unternehmen zu einem der wichtigsten Controlling-Tools, da sie monatlich die aktuelle Kosten- und Ertragslage getreu aufzeigt und somit die wirtschaftliche Entwicklung eines Betriebes erfasst. Des Weiteren kann sie als fundierte Entscheidungsfindung dienen und stellt zudem einen schnellen Leistungsnachweis dar. Daher werden häufig Steuerberater beauftragt, eine BWA anzufertigen, um von dem Tool zu profitieren. Allerdings gibt es keine gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben bezüglich der Erstellung, weshalb viele Unternehmen dies selbst in die Hand nehmen. Worauf man jedoch achten sollte, damit schlussendlich sowohl eine hohe Aussagekraft als auch eine effiziente Anfertigung vorliegt, verrät dieser Artikel mit 5 Tipps für die Erstellung einer BWA.
Was versteht man unter BWA?
BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung, bei der es sich im Grunde um einen monatlichen Überblick über sämtliche Zahlen eines Unternehmens handelt. Unter anderem gibt sie Auskunft über:
- Kosten- und Ertragslage
- Finanzielle Situation
- Wirtschaftliche Leistungskraft
Der Unterschied zwischen der BWA und dem Jahresabschluss besteht darin, dass sie je nach Bedarf jeden Monat, beziehungsweise jedes Quartal, auf freiwilliger Basis angefertigt werden kann und somit die aktuelle finanzielle Lage eines Unternehmens widerspiegelt. Vorteile davon sind unter anderem, dass man so rasch auf negative Trends reagieren und folglich auftretenden Schwachstellen entgegenwirken kann. Noch dazu lassen sich dadurch Budgets besser planen, wie unter anderem der Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe ist die BWA von großer Bedeutung, da das Wachstum dadurch laufend beobachtet werden kann. Als einzige Grundvoraussetzung für die Erstellung einer BWA ist, dass das Unternehmen unter die gesetzliche Buchführungspflicht fällt und somit an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gebunden ist.
Was muss bei der Anfertigung einer BWA beachtet werden?
Damit eine BWA für verschiedene Empfänger richtig lesbar und verständlich ist, sollte unbedingt sichergestellt werden, dass sie standardisierbar und rechtsformneutral gestaltet ist, Kennzahlen größenordnungsneutral dargestellt sind als auch für einen Branchenvergleich kompatibel ist. Außerdem kann eine BWA je nach Zweck unterschiedliche Kennzahlen enthalten. Allerdings wird zu den folgenden geraten, da sie zu einer hohen Aussagekraft führen:
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Liquiditätsstand
- Branchenvergleich
- Vorjahresvergleich
- Jahresübersicht
- Soll-/Ist-Vergleich
Es muss einem aber stets bewusst sein, dass bei der BWA ausschließlich monatliche Posten berücksichtigt werden und somit Abschreibungen, Ertragsteuern oder Zusatzbuchungen keine Beachtung finden.
5 Tipps für die Erstellung einer aussagekräftigen BWA
Da sich die Anfertigung einer BWA als äußerst flexibel herausstellt, weil je nach Absicht unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden können, unterscheidet sich jede betriebswirtschaftliche Auswertung voneinander. Oftmals wissen Unternehmen aufgrund des großen Bewegungsspielraums aber nicht, worauf sie sich bei der Erstellung festlegen sollen, um die besten Insights zu bekommen. Doch mit diesen 5 Tipps ändert sich das nun!
Tipp #1: Die richtige BWA-Art
Je nach gewählter Art der betriebswirtschaftlichen Auswertung gestaltet sich dementsprechend der strukturelle Rahmen. Die größten Unterschiede ergeben sich je nach Standardkontenrahmen, Branche und Kostenverfahren. Da es für jeden Zweck eine geeignete BWA-Art gibt, sollte man sich zuerst darüber im Klaren sein, wofür genau dieses Controlling-Tool angewendet wird und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Darauf basierend lässt sich dann eine dementsprechende Struktur finden, wobei die DATEV-Standard-BWA (BWA-01), die am häufigsten verwendete Form ist. Es gibt jedoch noch viele weitere Formate wie unter anderem:
- Arzt-BWA (BWA-02)
- Gesamtkostenverfahren-BWA (BWA-05)
- Umsatzkostenverfahren-BWA (BWA-06)
- Steuerberater-BWA (BWA-10)
- Kapitaldienstgrenze-BWA (BWA-15)
- Handwerks-BWA (BWA-20)
- Rechtsanwalts-BWA (BWA-44)
Diese Arten spezialisieren sich allerdings auf ein konkretes Analysevorhaben, beispielsweise um unternehmensbezogene Entscheidungen zu treffen oder die Kreditwürdigkeit zu beweisen.
Tipp #2: Die geeignete Software
Nach Festlegung, für welchen Zweck die BWA erstellt und welche Art verwendet wird, muss im nächsten Schritt eine entsprechende Software gefunden werden. Dafür können entweder Buchhaltungsprogramme oder, als günstigere Alternative, Excel genutzt werden.
Hinweis: Im Internet lassen sich dazu zahlreiche Vorlagen finden, die größtenteils sogar kostenfrei zur Verfügung stehen!
Gerade Startups, Kleinstunternehmer oder Freiberufler greifen in der Regel auf letztere Variante zurück. Allerdings verwenden einige Unternehmen bereits virtuelle Firmenkreditkarten, die zusammen mit einer eigenen Software kommen, welche oftmals für die Erstellung einer BWA erweitert werden kann.
Tipp #3: Das Ziel stets im Überblick behalten
Jede angefertigte BWA verfolgt gewisse Absichten und Ziele, die man bei der Erstellung immer im Hinterkopf behalten sollte. Denn nur so kann man am Ende aus der angesammelten Zahlenflut aussagekräftige und nützliche Ergebnisse herausfiltern und ein zuverlässiges Bild der Kosten- und Ertragslage bekommen. Deshalb ist es unbedingt notwendig, vor der Anfertigung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung Kennzahlen und -größen zu definieren, die sinnvoll für die Erreichung und Überwachung von Zielen sind.
Tipp #4: Auf eine hohe Lesbarkeit achten
Ganz egal für welche Struktur man sich schließlich bei einer BWA entschieden hat, die Auswertung gestaltet sich im Normalfall sehr ähnlich. Dabei kann es von Vorteil sein, wenn sich der Aufbau an dem der Gewinn-und-Verlust-Rechnung orientiert. So können sinnvolle und betriebswirtschaftliche Aussagen getroffen werden. In der Umsetzung bedeutet dies, dass zuerst die Umsatzerlöse aufgeführt und anschließend um die Bestandsveränderungen samt Materialeinsatz bereinigt werden. Dadurch erhält man den Roherlös, von dem in Folge die variablen monatlichen Gesamtkosten subtrahiert werden. Das Ergebnis ist das neutrale Betriebsergebnis, bei dem im nächsten Schritt noch die Zinsen samt Steuern einfließen und man schlussendlich zum unternehmerischen Gewinn eines Monats gelangt.
Tipp #5: Verwendung von Grafiken und Diagrammen
Oftmals stellt es sich als ganz schön schwierig heraus, aus einer riesigen Datenmenge Trends, Schwachstellen, Wachstumsänderungen und anderweitige Entwicklungen herauszulesen. Häufig behilft man sich daher mit Grafiken, Diagrammen oder Charts, da solche Visualisierungen beim Verständnis helfen können. Vor allem, wenn die BWA auch für externe Stakeholder gedacht ist, sind diese visuellen Darstellungen sehr von Vorteil, da sich komplexe Sachverhalte dadurch stark vereinfachen lassen.
Fazit
Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, hat sich für viele Unternehmen als ein sehr nützliches Controlling-Tool herausgestellt. Dabei werden Überblicke über finanzielle Zahlen eines Unternehmens geboten, die im Gegensatz zum Jahresabschluss jeden Monat oder jedes Quartal erfasst werden. Denn der große Vorteil dabei ist, dass sie sich an jedes Ziel und an jeden Zweck anpasst, da die Kennzahlen, die BWA-Art und weitere Inhalte frei wählbar sind. So lässt sich für jede Branche eine geeignete Vorlage finden, die dabei hilft, die gewünschten Ziele zu verfolgen und frühzeitig auf negative Trends zu reagieren.