ERP-Software (Enterprise Resource Planning) hilft Unternehmen, integrierte Lösungen für die Geschäftsverwaltung einzusetzen und bestimmte Abteilungsprozesse einer Organisation zu automatisieren. Diese Tools haben sich aufgrund ihres zentralisierten Ansatzes für das Management von Geschäftsprozessen zunehmend für große und kleine Unternehmen (KMUs) durchgesetzt.
Welche Vorteile bietet ERP-Software überhaupt?!
Mit einer ERP-Lösung können Sie Daten aus verschiedenen Geschäftseinheiten sammeln, speichern, verwalten und analysieren. Durch das Sammeln von freigegebenen Transaktionsdaten eines Unternehmens aus mehreren Quellen, vermeiden ERP-Systeme die Datenvervielfältigung und bieten Datenintegrität aus einer einzigen Quelle.
Als ERP-Software erstmals auf den Markt kam, war sie vor allem für die Bestandsverwaltung konzipiert. ERP-Systeme werden heute zur Automatisierung von Back-Office-Aufgaben und zur Optimierung abteilungsübergreifender Arbeitsabläufe eingesetzt. Als Alternative zur klassischen ERP-Software, werden von vielen Unternehmen mittlerweile auch vermehrt Online-ERP-Systeme verwendet, welche die Daten in einer Cloud speichern und verfügbar machen.
Bei einer Optimierung können ERP-Systeme die Effizienz steigern, die Kosten senken und die Rentabilität steigern. Im digitalen Zeitalter von heute sind ERP-Systeme für das Management von Tausenden von Unternehmen jeder Größe und in allen Branchen von entscheidender Bedeutung.
6 wichtige Funktionen von ERP-Software
Finanzmanagement
Die Finanzmanagement-Komponente Ihres ERP-Systems speichert, überwacht und analysiert alle Ihre Finanzdaten, einschließlich Kreditoren, Debitoren, Kosten, Budgets und Prognosen. Es hilft Ihnen, Einsichten in Ihre Ausgaben zu gewinnen, so dass Sie Trends und Zeiten ungewöhnlich hoher Ausgaben erkennen können. Sie können diese Daten dann nutzen, indem Sie die Prozesse ändern, die niedrigere Profite oder höhere Ausgaben verursachen. So können Sie Ihre Gewinne maximieren und gleichzeitig die Kosten senken.
Das Finanzmanagement kann auch dazu beitragen, den Cashflow zu verbessern, die Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern, während ein genaues Berichtswesen aufrechterhalten wird. ERP-Software mit einer starken Finanzausstattung sollte sicherstellen, dass Unternehmen die Finanzberichterstattung und Steueranforderungen mit einem einzigen Buchhaltungs-, Bank- und Zahlungssystem erfüllen. Nahezu alle grundsätzlichen Elemente der Buchhaltung, des Rechnungswesens und des Steuerwesen werden in ERP-Software abgebildet.
Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Das Modul „Kundenbeziehungsmanagement (CRM)“ hilft dabei Daten zusammenzuführen, damit Vertriebsmitarbeiter und Marketingplaner die Bedürfnisse der Kunden, deren Präferenzen und Kaufmuster besser ansprechen können.
Die Erkenntnisse, die Sie aus einer CRM-Komponente gewinnen können, helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Sie hilft auch, die Rechnungsaktivitäten besser zu verwalten, relevante Echtzeitinformationen für die am besten vorbereiteten Vorschläge bereitzustellen und den Gesamtstatus der Verträge zu überwachen, um Ihnen ein besseres Verständnis zu ermöglichen und jederzeit auf dem Laufenden zu bleiben.
Ein großer Vorteil von CRM ist die Nachverfolgung der Käuferhistorie Ihrer Kunden. Mit diesen Daten können Sie zusätzliche Einkäufe durch Cross-Selling oder Upselling vorschlagen oder versuchen, ihnen ein relevantes Produkt bzw. eine relevante Dienstleistung zu verkaufen.
Verkauf und Marketing
Die Vertriebs- und Marketingkomponente übernimmt Verkaufsabläufe wie Verkaufsanfragen, Angebote, Verkaufsaufträge und Verkaufsrechnungen. Das fortschrittlichere ERP-System enthält auch Steuerbestimmungen und Versandverfolgung. Die Vertriebs- und CRM-Module arbeiten zusammen, um den Verkaufszyklus zu beschleunigen und dem Unternehmen mehr Gewinn zu erwirtschaften.
Der Versuch, Ihre Umsatzmargen und Gewinnkennzahlen manuell zu berechnen, während Ihr Unternehmen weiter wächst, kann nahezu unmöglich sein. Mit Hilfe eines geeigneten ERP-Systems können Sie dieses Tracking automatisieren und die benötigten Informationen problemlos abrufen. Es ist außerdem möglich auf synchronisierte Berichte zuzugreifen, welche detaillierte Geschäftskennzahlen (KPIs) enthalten. Diese Kennzahlen können Sie auf Änderungen aufmerksam machen, um weiteres Wachstum zu fördern.
Personalwesen (HR)
Mitarbeiter haben in jeder Organisation die höchste Priorität, denn ohne sie gibt es kein Geschäft. Die HR-Komponente in Ihrem ERP-System sollte in der Lage sein, den gesamten Umfang der Mitarbeiterverwaltung vom Onboarding bis zum Offboarding und vom Vergütungsmanagement bis zur Zeitnahme abzuwickeln. Die größte Funktion, die Sie für eine HR-Komponente benötigen, ist die Software für die Personalabrechnung. Das Einreichen der Gehaltsabrechnung und die Ausgabe von direkten Einzahlungen von Hand ist unglaublich zeitaufwändig. Eine HR-Komponente automatisiert Zahlungen einschließlich Steuer- und Leistungsabzüge, wodurch Sie Mitarbeiter die Zeit nehmen können, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Supply Chain Management (SCM)
Da ERP-Lösungen hauptsächlich auf Produktions- und Vertriebsunternehmen ausgerichtet sind, sollte Ihr ERP-System in der Lage sein, Nachfrage, Angebot, Fertigungsstatus, Logistik und Vertrieb in Rekordzeit zu überwachen. Aus diesem Grund ist die SCM-Komponente eines ERP-Systems eine der wichtigsten. Sie benötigen die besten SCM-Funktionen, um Ihre Lieferkette optimieren zu können, und dies beginnt mit der Erfassung von Echtzeitdaten. Echtzeitdaten ermöglichen es Ihnen, Ihre Lieferkette im Auge zu behalten, so dass Sie Probleme sofort erkennen und beheben können, anstatt auf die Daten warten zu müssen und dadurch erst verspätet reagieren zu können.
Wenn Sie keine Informationen finden, z. B. den Ort der Schlüsselkomponenten eines Produkts und diese Informationen nicht unverzüglich mit Lieferpartnern teilen, kann dies erhebliche Auswirkungen auf die Lieferkette eines Unternehmens haben. Die SCM-Komponente kann mit Hilfe von Echtzeitdaten bei der Bedarfsplanung helfen, sodass Sie einen tagesaktuellen genauen Produktionsplan erstellen können, der den Bedarf erfüllt, diesen aber nicht übertrifft.
Herstellung
Dieses Modul hilft Unternehmen, die Produktion in Bereichen wie Produktplanung, Materialbeschaffung, tägliche Produktionsüberwachung und Produktprognose effizienter zu gestalten. Einige der wichtigsten Funktionen in diesem Modul sind Stückliste, Produktionsplanung, Fertigungssteuerung und Verteilungsplanung. Das Modul ist eng in SCM- und Inventarmodule integriert, insbesondere in Bereichen wie Produktplanung und Lagerverwaltung. Es verwendet Produktseriennummern, um Artikel in Ihrer Organisation zu verfolgen und zu lokalisieren.
Die Bestandskontrolle hilft Ihnen, Bestandsziele zu messen und Wiederauffüllungen zu standardisieren. Es verwendet Produktseriennummern, um Artikel in Ihrer Organisation zu verfolgen und zu lokalisieren. Unternehmen können ihre Lagerbestände organisieren und kategorisieren, detaillierte Lagerdaten besser verwalten und verschiedene Produktbewegungen aufzeichnen. Dadurch erhalten Supply-Chain-Manager ein besseres Verständnis darüber, welche Lagerbestände zur Verfügung stehen, welche ausgeliefert wurden, welche nicht und wo sich die Lagerbestände zu jeder Zeit befinden.
Zusammenfassung
Mit diesen 6 Hauptmerkmalen von ERP-Software lassen sich die Prozesse und Abläufe innerhalb von Unternehmen optimieren. Welche Module eines ERP-Systems (neben den zuvor beschriebenen) für welche Art von Unternehmen sinnvoll bzw. notwendig sind, muss im Einzelfall betrachtet werden.