Wenn es darum geht, eine leistungsstarke und passende Software für die Lohnbuchhaltung für das eigene Unternehmen auszuwählen, spielen unterschiedliche Kriterien wie beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Datenschutz sowie Skalierbarkeit eine wichtige Rolle. In diesem Beitrag sind deshalb die wichtigsten Auswahlkriterien übersichtlich zusammengefasst.
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Kriterium #1: Funktionalität und Anpassungsfähigkeit
Grundsätzlich ist bei der Auswahl der Software davon auszugehen, dass sie die grundlegenden Funktionen wie beispielsweise die Pflege der Mitarbeiterstammdaten sowie die Führung der Jahreslohnkonten abdeckt.
Dennoch hat jedes Unternehmen auch spezifische Anforderungen, wie etwa die Anpassung von Berichtsvorlagen an die Corporate Identity. Diese sollten zunächst eruiert und in einem entsprechenden Pflichtenheft festgehalten werden. Dieses Pflichtenheft dient in weiterer Folge als Checkliste zur Überprüfung der erforderlichen Funktionen.
Kriterium #2: Benutzerfreundlichkeit
Damit die Software im Unternehmen bei den Usern, die täglich damit arbeiten, auf breite Akzeptanz stößt, sollte sie entsprechend benutzerfreundlich und einfach zu bedienen sein.
Die wichtigsten Voraussetzungen dafür sind eine intuitive Benutzeroberfläche sowie klare Navigationsstrukturen. Gute Systeme verfügen darüber hinaus über eine umfangreiche Online-Hilfe, die den Benutzerinnen und Benutzern bei Fragen oder Problemen aussagekräftige Antworten liefert.
Nach Möglichkeit sollte sich die Darstellung auf dem Bildschirm entsprechend den Erfordernissen der einzelnen User anpassen lassen. Dazu gehören unter anderem Einstellungen bei der Schriftgröße und der Farbauswahl.
Kriterium #3: Sicherheit und Datenschutz
Gerade bei Lohnbuchhaltungssoftware spielt das Thema Datenschutz eine sehr wichtige Rolle, denn hier sind vertrauliche Unternehmensdaten und persönliche Informationen zu den Mitarbeitern gespeichert. Deshalb ist es unbedingte Voraussetzung, dass die Software entsprechende Sicherheitsmaßnahmen bietet.
Dazu gehören zum Beispiel die Verschlüsselung der Datenübertragung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherungskopien. Die Einhaltung der Vorschriften aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ohnehin obligatorisch. Deshalb ist es ratsam, hier einen Anbieter zu wählen, der mit den Vorgaben im entsprechenden Wirtschaftsraum bestens vertraut ist.
Kriterium #4: Skalierbarkeit
Die Lohnbuchhaltungssoftware sollte dazu in der Lage sein, sich den wirtschaftlichen Gegebenheiten eines Unternehmens anzupassen. Das bedeutet bei entsprechendem Wachstum, dass die Software einfach in der Anzahl der Funktionalitäten und Benutzerplätze erweitert werden kann.
Dafür ist es wichtig, dass bei der Auswahl sichergestellt wird, dass die Software sowohl für kleine Unternehmen mit begrenzten Anforderungen als auch für größere Unternehmen mit komplexeren Lohnbuchhaltungsprozessen geeignet ist.
Im Falle eines eventuell erforderlichen Personalabbaus infolge von wirtschaftlich schwierigen Zeiten für das Unternehmen sollte es auch einfach möglich sein, den Umfang wieder zu reduzieren.
Kriterium #5: Kompatibilität zu anderen Systemen
Die Lohnbuchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, nahtlos mit anderen relevanten Systemen im Unternehmen zu interagieren. Dabei kann es sich beispielsweise um die Verbindung zum Zeiterfassungssystem handeln.
Eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ermöglicht den Transfer von lohnrelevanten Daten wie Lohnkonten, Lohnsteuerabzügen, Sozialversicherungsbeiträgen usw. zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
Zudem sollte die Lohnbuchhaltung auch dazu in der Lage sein, mit den Sozialversicherungen, Krankenkassen sowie dem zuständigen Finanzamt zu interagieren, damit beispielsweise neue Mitarbeiter entsprechend angemeldet werden können. Hier ist es zwingend erforderlich, dass die Bestimmungen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) eingehalten werden.
Kriterium #6: Kundensupport und Schulungsangebote
Bei der Auswahl einer leistungsstarken Lohnbuchhaltungssoftware ist es ratsam, auch einen Blick darauf zu werfen, wie zufrieden sich andere Kunden damit zeigen. Das ist unter anderem auf neutralen Bewertungsplattformen wie beispielsweise Trustpilot möglich.
Eine große Rolle spielt in diesem Zusammenhang der Kundensupport. Ein zuverlässiger Kundenservice ist wichtig, um anstehende Fragen und Probleme rasch zu lösen.
Das Unternehmen sollte in der Lage sein, zeitnahe Unterstützung anzubieten, sei es über Telefon, E-Mail oder Live-Chat. Einige Anbieter bieten auch Schulungen oder Webinare an, um den Benutzern bei der optimalen Nutzung der Software zu helfen.
Kriterium #7: Preisgestaltung
Selbstverständlich spielen bei der Auswahl der Software für die Lohnbuchhaltung auch finanzielle Aspekte eine wichtige Rolle. Besonders empfehlenswert sind in diesem Fall jene Angebote, bei denen keine hohen Initialkosten oder interne Kosten für die laufende Betreuung durch die IT fällig werden.
Die Möglichkeit dazu bietet unter anderem Lohnbuchhaltungssoftware aus der Cloud. Die Wartung sowie regelmäßige Updates werden in diesem Fall direkt vom Anbieter durchgeführt und stehen den Usern somit automatisch ohne ihr eigenes Zutun auf ihren Rechnern zur Verfügung.
Die Vergütung erfolgt in den meisten Fällen über eine monatliche Miete. Lizenzen für gute Software, mit der die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch ohne Fachkenntnisse einfach und intuitiv durchgeführt werden kann, sind aktuell bereits für unter fünf Euro pro Monat erhältlich.
Leistungsstarke Desktop-Software mit etwas mehr Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten gibt es ebenfalls bereits sehr günstig für unter 30 Euro monatlich zu mieten.