Digitale Rechnung: Herausforderungen und Lösungen bei der Umstellung

Die Digitalisierung der Rechnung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Dennoch sollten sie nicht darauf verzichten, dieses wichtige Projekt möglichst frühzeitig umzusetzen, denn digitale Rechnungen bringen zahlreiche Vorteile mit sich und ab dem 1. Januar 2025 werden E-Rechnungen im B2B-Bereich ohnehin verpflichtend. Von der Reduzierung der Lagerkosten über den mobilen Zugriff bis hin zur schnelleren Fehlerkorrektur: Digitale Rechnungen bringen viele Vorteile. Die größten Herausforderungen und mögliche Lösungsansätze sind hier ebenfalls zusammengefasst.

Warum ist die Umstellung auf die digitale Rechnung sinnvoll?

Die Antwort auf diese Frage ist so klar wie einfach: Die Umstellung auf digitale Rechnungen bringt sehr viele Vorteile mit sich:

• Unternehmen können Lagerkosten einsparen, da sie die physischen Rechnungen nicht mehr aufbewahren müssen.
• Sie können von überall auf die Rechnungen zuzugreifen und ermöglichen dadurch auch flexible Arbeitsmodelle im Unternehmen.
• Fehler lassen sich wesentlich schneller korrigieren als bei einer händisch ausgestellten Rechnung.

Zudem wird die E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Je früher Unternehmen handeln, desto eher erfüllen sie nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern können gleichzeitig die Vorteile der digitalen Rechnung nutzen. Die Herausforderungen auf dem Weg dorthin lassen sich mit der richtigen Planung und konsequenten Umsetzung in der Regel einfach lösen.

Einbindung in bestehende Systeme

Viele Unternehmer haben bereits Lösungen für die Rechnungserstellung, die grundsätzlich funktionieren. Oftmals wird die Rechnung dabei mit Word oder Excel erstellt, was einen hohen manuellen Aufwand bedeutet. Dennoch scheuen sie sich vor der Umstellung, weil sie nicht wissen, wie sie die Software in ihre bestehende Systemlandschaft integrieren sollen.

Die Lösung: Eine professionelle Software für die Rechnungserstellung ist in vielen Fällen speziell auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) sowie Gründer und Freiberufler zugeschnitten. Sie bietet alle wichtigen Funktionen und automatisiert die Rechnungserstellung und Auftragsverwaltung. Dank Cloud-Lösungen ist sie oft sogar ohne Installation nutzbar und ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff über eine App. So können die Unternehmen sicherstellen, dass die Integration reibungslos verläuft und gleichzeitig die Effizienz ihrer internen Abläufe steigern.

Überzeugung und Schulung der Mitarbeiter

Viele Menschen sind Gewohnheitstiere und fühlen sich grundsätzlich in ihrer altbewährten Umgebung am wohlsten. Organisatorische Veränderungen im Job sind deshalb besonders unbeliebt, weil die Mitarbeiter nur wenig Einfluss darauf haben. Ebendarum kann es zur Herausforderung werden, die Mitarbeiter von den Vorteilen der digitalen Rechnung zu überzeugen.

Um die Akzeptanz zu erhöhen, sollten Unternehmen Schulungen anbieten, die oftmals direkt vom Softwareanbieter bereitgestellt werden. Diese Schulungen helfen den Mitarbeitern, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und deren Vorteile zu verstehen. Eine klare Kommunikation ist ebenfalls wichtig. Durch transparente Informationen über die Vorteile und den Nutzen der Umstellung können zunächst Ängste abgebaut und die Mitarbeiter in weiterer Folge motiviert werden, den Wandel aktiv mitzugestalten.

Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften

Kleine Unternehmer sind zumeist mit ihrem Kerngeschäft beschäftigt. Oftmals kommen dann noch Bestimmungen zum Datenschutz oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dazu, die sie kaum vollständig erfassen können. Damit einher geht ein ständig schlechtes Bauchgefühl, weil immer die Angst davor besteht, hier etwas falsch zu machen und damit hohe Strafen zu riskieren.

Die Lösung: Unterstützung durch einen externen Berater. Externe Berater bringen frische Perspektiven ein, haben noch keinen „Tunnelblick” und können dadurch mögliche Schwachstellen besser erkennen. Außerdem sind sie bestens mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben vertraut und kennen den Markt gut. Durch ihre Expertise können sie sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Zumeist sind dafür einige Stunden an Beratung ausreichend – eine kleine Investition in eine sichere Zukunft des Unternehmens.

Investitionskosten und laufende Kosten

Viele Unternehmer würden zwar gerne auf moderne Lösungen umsteigen, mit denen sie bei der Erstellung einer Rechnung wertvolle Zeit sparen könnten. Sie fürchten sich jedoch vor den damit verbundenen Investitions- und laufenden Kosten und in wirtschaftlich schwierigen Zeiten wollen sie sich nicht noch einen zusätzlichen Kostenfaktor aufhalsen.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse zeigt schnell die Vorteile moderner Softwarelösungen auf. Die Investitionskosten für einen externen Berater und die Schulung der Mitarbeiter amortisieren sich in der Regel sehr schnell, wenn dabei auch die monatliche Zeitersparnis berücksichtigt wird. Die monatlichen Kosten für die Software liegen meist im Bereich zwischen 5 und 25 Euro und fallen somit kaum ins Gewicht. Durch die effizientere Arbeitsweise werden die anfänglichen Ausgaben schnell wieder wettgemacht.

Technische Schwierigkeiten und Wartung

Gerade bei Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist die Wartung der Software im Unternehmen oftmals eine große Herausforderung. Das technische Know-how fehlt und bei jedem Update spielt die Angst mit, dass die Software nicht mehr funktioniert und das halbe Unternehmen lahmlegt.

Die Lösung: die Auswahl eines Anbieters mit gutem Support und regelmäßigen Updates. Bei Cloud-Apps reduziert sich der Aufwand auf ein Minimum, da die Software hier auf externen Servern liegt, automatisch aktualisiert wird und dadurch technisch und rechtlich stets auf dem neuesten Stand ist. Bei „stationären“ Lösungen sollte der Support einfach und schnell in den Kernzeiten erreichbar sein.