Die E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen enthält die E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Sie gewinnt vor allem durch gesetzliche Regelungen und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zunehmend an Bedeutung. Dieses kostenlose E-Book von Lexware bietet einen umfassenden Überblick und praktische Tipps zur Umstellung
Ziel der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung hat das Ziel, Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung zu minimieren. Auch wird mit der Einführung die Digitalisierung vorangetrieben. Durch die Umstellung werden Transparenz und Effizienz gesteigert. Sowohl Unternehmen als auch öffentliche Verwaltungen profitieren von der Automatisierung, die schnellere und sicherere Zahlungsprozesse ermöglicht.
Funktionsweise
Eine E-Rechnung unterscheidet sich von einer Papierrechnung oder einem einfachen PDF dadurch, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. Dadurch kann die Rechnung automatisch in die Buchhaltungssysteme des Empfängers eingelesen und verarbeitet werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Die Standardformate der E-Rechnung sind:
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das sowohl PDF als auch XML-Daten enthält.
- XRechnung: Ein reines XML-Format, das vor allem von öffentlichen Verwaltungen in Deutschland genutzt wird.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:
- Zeitersparnis: Da die Rechnungen automatisch verarbeitet werden können, entfallen manuelle Eingaben und Überprüfungen.
- Kosteneffizienz: Der Versand und Empfang von Papierrechnungen entfällt, wodurch Druck-, Material- und Versandkosten reduziert werden.
- Fehlerminimierung: Durch die automatisierte Verarbeitung werden Tippfehler und andere menschliche Fehler vermieden.
- Rechtssicherheit: Die E-Rechnung erfüllt die rechtlichen Anforderungen an Rechnungen, was die Einhaltung von Vorschriften und Audits erleichtert.
Rechtliche Grundlagen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Dies betrifft den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, bei dem elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie bis dahin in der Lage sein müssen, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Öffentliche Verwaltungen sind bereits jetzt verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, aber die vollständige Umstellung auf die E-Rechnung im Unternehmenssektor erfolgt ab 2025, mit Übergangsfristen für kleinere Unternehmen bis 2027.
Vergleich: Papierrechnung vs. E-Rechnung
| Merkmal | Papierrechnung | E-Rechnung |
| Bearbeitungsdauer | 3-5 Tage | 1-2 Tage |
| Versandkosten | Hoch (Porto, Material) | Keine |
| Fehleranfälligkeit | Hoch (manuelle Eingaben) | Niedrig (automatisierte Verarbeitung) |
| Rechtssicherheit | Gering (Papier kann verloren gehen) | Hoch (automatische Archivierung) |
| Zahlungseingänge | Verzögert durch Postlauf | Schneller (sofortiger Versand) |