Die Kassenbuchführung muss ordnungsgemäß sein, damit sie einer Prüfung durch das Finanzamt standhält. Findet ein Prüfer Fehler im Kassenbuch und lehnt es als „nicht ordnungsgemäß“ ab, kann das schlimme Konsequenzen haben. Der Beitrag liefert die wichtigsten Informationen zum Kassenbuch.
Was gehört in ein Kassenbuch?
In einem Kassenbuch werden Bareinnahmen und Barausgaben verzeichnet. Jeder einzelne Geschäftsvorfall, der mit Bargeld bestritten wird, muss eingetragen werden. Dazu gehören auch Privateinnahmen und Privatausgaben. Wichtig: Als Bargeld werden nicht nur Münzen und Geldscheine betrachtet, sondern auch Schecks.
Das Kassenbuch ist aus buchhalterischer Sicht ein Hilfsbuch für die Buchführung.
Vorschriften: Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch
Paragraf 145 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) legt folgendes fest:
„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“
Aus dieser Vorschrift lässt sich ableiten, dass eine chronologische Erfassung im Kassenbuch nötig ist und dass außerdem hervorgehen muss, welche Kosten und Umsätze genau über die Kasse getätigt wurden. Dieser Grundsatz nennt sich auch „Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit“. Es gibt noch einig weitere Grundsätze, die für die Kassenbuchführung anzuwenden sind.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die auch mit der Bezeichnung GoB abgekürzt werden, stellen die allgemein gültigen Vorschriften zu Buchführung in Deutschland dar. Sie fassen die Quintessenz aus gesetzlichen Vorgaben wie dem Handelsgesetzbuch, aus Steuergesetzen und aus der Praxis zusammen. Das HGB liefert ab § 238 ff. die wichtigsten Grundsätze, von denen einige auch auf die Kassenbuchführung anzuwenden sind. In erster Linie bedeuten die GoB für das Kassenbuch, dass die Aspekte Vollständigkeit, Richtigkeit, Übersichtlichkeit, Klarheit und Nachprüfbarkeit gegeben sein müssen. Für das Kassenbuch hat das folgende Konsequenzen:
- Keine Buchung ohne Beleg!
- Jeder Geschäftsvorfall muss mit einem Datum versehen sein.
- Jeder Beleg benötigt eine klare Belegnummer. Dies kann zum Beispiel einer Rechnungsnummer sein.
- Wegen der Vollständigkeit ist eine klare Bezeichnung anzugeben. So könnte im Textfeld zum Beispiel Bürobedarf stehen, aber auch spezifische Angaben sind möglich, zum Beispiel Kugelschreiber, Hefte o. ä.
- Der Kassenbucheintrag muss mit einem exakten Betrag und der Währung ergänzt werden. Außerdem muss klar sein, ob es sich um eine Einzahlung oder eine Auszahlung handelt.
- Der Umsatzsteuersatz ist anzugeben. Außerdem sollten die Kosten bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen als absolute Zahl (Brutto) sowie als Nettobetrag eingetragen werden. Kleinunternehmer sind auf Antrag von der Umsatzsteuerpflicht befreit und weisen die Beträge ohne die umsatzsteuerliche Unterscheidung aus.
- Ein fortlaufender Saldo ist am Ende eines Tages zu erfassen.
Beispiel für ein Kassenbuch (mit Angaben der Steuersätze)
Das Kassenbuch startet mit dem Anfangsbestand. Von diesem Anfangsbestand werden fortlaufend die Ausgaben abgezogen und die Einnahmen werden hinzugerechnet. Es ist nicht für jeden Eintrag der Saldo zu ermitteln. Es genügt, wenn am Ende eines Tages der Saldo eingetragen wird.
| Ausgaben | Einnahmen | Saldo | |||||||
| Nr.: | Datum | Inhalt | USt-Satz | Netto | Inhalt | USt-Satz | Netto | Brutto | |
| ANFANGSBESTAND | 100,00 € | ||||||||
| 1 | 01.10.20 | Füller | 16% | 10 € | 11,60 € | 88,40 € | |||
| 2 | 02.10.20 | Verkauf Schale | 16% | 50 € | 58 € | ||||
| 3 | 02.10.20 | Obst | 5% | 12 € | 12,60 € | 133,80 € |
Hilfsmittel Excel-Tabelle
Um sich mit einem Kassenbuch vertraut zu machen, ist eine Excel-Tabelle hilfreich. Diese gibt es in vereinfachter Form bereits fertig zum Download. Um die Zusammenhänge zu verstehen sind vorgefertigte Excel-Dokumente gut geeignet, denn sie übernehmen die Rechenoperationen und weisen automatisch den Tagessaldo aus. Zur Übung oder aber auch für den operativen Gebrauch kann anfangs einfach online eine Kassenbuch-Vorlage heruntergeladen werden. Allerdings ist wichtig zu wissen, dass Excel-Tabellen nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Grund ist, dass Excel-Dokumente veränderbar sind. Die einzelnen Geschäftsvorfälle können gelöscht und nachträglich geändert werden. Aus diesem Grund dürfen Excel-Tabellen nur zu internen Zwecken eingesetzt werden. In der echten Buchführung sind zertifizierte Programme zu benutzen, die die einzelnen Buchungssätze zeitnah und unveränderbar festschreiben.
Thermopapier: Wenn die Schrift verblasst
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sehen vor, dass eine Buchführung nachvollziehbar sein muss. Dies funktioniert nur, wenn die Belege lesbar sind. Thermopapier, also zum Beispiel Quittungen von Tankstellen oder aus Supermärkten, sind im Prinzip kritisch zu sehen, denn die Farbe verblasst nach einiger Zeit. Unleserliche Belege werden von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert. Um dieses Problem zu lösen ist es ratsam, die originalen Thermobelege zu kopieren und sie dann an die Kopie zu tackern und mit der entsprechenden Belegnummer zu versehen. Fachhändler für Thermopapier liefern ungewöhnliche Tipps, wie sich verblasste Thermobelege wieder herstellen lassen.
Allerdings sind Unternehmer seit 2015 verpflichtet Belege zu digitalisieren. Die Belege werden entsprechend abspeichert, sodass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Sobald Belege abgegeben werden, sei es an Lieferanten, Kunden oder an das Finanzamt, dürfen sie nicht weiter verändert werden. Falls nachträglich eine Veränderung erforderlich ist, zum Beispiel weil eine Rechnung eine falsche Rechnungsanschrift enthält, ist das Original zu kopieren, eindeutig zu Kennzeichen und nachvollziehbar abzulegen.
Welches Datum ist im Kassenbuch einzutragen?
Es klingt zwar einfach, doch in der Praxis werden Fragen hierzu aufgeworfen: Welches Datum ist einzutragen, wenn ein Beleg erst verspätet eingereicht wird? Angenommen, das Kassenbuch für September ist fertig erstellt und die Buchungssätze sind festgeschrieben. Ein Mitarbeiter reicht Mitte Oktober einen Tankbeleg ein, den er im Portemonnaie vergessen hatte. Auf dem Tankbeleg steht das Datum 10. September 2020. Wie ist jetzt zu verfahren, welches Datum gilt?
Die Antwort ist verblüffend einfach. Es ist immer das Datum einzutragen, zu dem der Beleg eingereicht wird. Es darf also vom Datum auf den Beleg abweichen. Unverzichtbar aber ist die eindeutige Kennzeichnung des Belegs, sodass eine Doppelbelastung ausgeschlossen ist. Die Belegnummer auf dem Beleg muss mit der Belegnummer im Kassenbuch übereinstimmen. Allerdings sollte eine verspätete Einreichung nicht die Regel sein, denn die Erfassung muss zeitnah erfolgen und das bedeutet prinzipiell, dass mit mehr als zehn Tage vergehen dürfen.
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