Steuerliche Aufzeichnungspflichten dienen dazu, Geschäftsvorfälle und steuerlich relevante Tatsachen nachvollziehbar zu dokumentieren. Neben der Buchführungspflicht bestehen besondere Aufzeichnungspflichten in der Abgabenordnung und in Einzelsteuergesetzen, zum Beispiel für Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Warenbewegungen oder Verrechnungspreise.
Ordnung und Datenzugriff
Nach § 145 AO müssen Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Lage vermitteln. § 146 AO verlangt insbesondere vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen. Elektronische Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.
Aufbewahrungsfristen
Nach § 147 AO gelten unterschiedliche Fristen: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren; Buchungsbelege acht Jahre; empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen grundsätzlich sechs Jahre. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres des letzten Eintrags, der Aufstellung, des Empfangs oder der Entstehung. Sie endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist.
Die Fristen sind nach der jeweiligen Unterlagenart und den einschlägigen Übergangs- und Sonderregeln zu prüfen. Eine pauschale einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche steuerlichen Nachweise gibt es nicht.
Quellen und Prüfstand
Inhaltlich überarbeitet am 11. Oktober 2026. Definition, Abgrenzung und Rechenbeispiel geprüft.