Eine Kundenstammdatei oder Kundendatenbank verwaltet grundlegende Informationen, die für eine Geschäftsbeziehung benötigt werden. Dazu können Firmenname, Geschäftsanschrift, Vertrags- und Lieferdaten oder notwendige Ansprechpartner gehören.
Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom Zweck und der Kundenart ab. Unternehmen sollten nicht vorsorglich sensible oder private Merkmale wie Einkommen sammeln, wenn sie dafür keinen rechtmäßigen und notwendigen Zweck haben. Personenbezogene Daten müssen zweckgebunden, aktuell und angemessen geschützt verarbeitet werden.
Verantwortlichkeiten für Pflege, Zugriff, Berichtigung und Löschung sollten festgelegt sein. Die Nutzung der Daten für neue Zwecke oder Werbung ist gesondert zu prüfen und darf nicht allein aus ihrer Speicherung abgeleitet werden.
Quellen und Prüfstand
Inhaltlich überarbeitet am 2026-10-13. Definition, Abgrenzung und Rechenbeispiel geprüft.