Eine digitale Rechnung kann ein PDF oder ein strukturiertes Format sein. Seit 2025 bezeichnet das Umsatzsteuergesetz als E-Rechnung eine Rechnung in strukturiertem elektronischem Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist daher nicht automatisch eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Grundsätzlich können bis Ende 2026 weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027. Ausnahmen und Details sind im Gesetz und den BMF-FAQ beschrieben.
Für die Umstellung sollten Unternehmen Eingangswege, Validierung, Freigabe, Archivierung, Zuständigkeiten und Buchhaltungsschnittstellen testen. Der strukturierte Datenteil muss lesbar geprüft und revisionssicher verarbeitet werden.
Quellen und Prüfstand
Inhaltlich überarbeitet am 2026-10-13. Empfangspflicht und Übergangsfristen an Rechtsstand angepasst.